Электронные кассовые чеки

Все больше магазинов и компаний внедряют системы онлайн-касс, позволяющие выдавать кассовый чек в электронной форме наравне с бумажным. В этой статье мы разберем, что представляют собой цифровые чеки, рассмотрим их преимущества, а также выдачу.

Что такое электронный кассовый чек

Основные характеристики:

• Формируется на кассовом терминале или в онлайн-кассе в момент покупки.
• Отправляется по email, через мессенджер.
• Имеет юридическую силу наравне с бумажным.
• Содержит все обязательные реквизиты: дата, время, наименование товара, количество, цена, сумма, ИНН.
• Позволяет покупателю отслеживать свои расходы, а продавцу вести учет товаров.
• Является подтверждением покупки в случае возврата или рекламации.
• Экологичен, экономит бумагу.

Преимущества электронного чека — удобство получения в цифровом формате.

Преимущества и отличия электронных чеков от бумажных

Электронные чеки в магазинах имеют ряд преимуществ по сравнению с традиционными бумажными:

• Экологичность — экономят бумагу, сокращают использование ресурсов на печать.
• Удобство хранения — легко сохранить в смартфоне, почте или облачном хранилище.
• Быстрота получения — приходит практически мгновенно.
• Дополнительные данные — можно добавить ссылки, изображения.
• Автоматизация обработки — проще обрабатывать программно для учета, анализа, хранения.
• Дубликаты — легко скопировать, распечатать повторно.

Но у бумажных чеков есть свои преимущества - они не зависят от техники, источника питания, сети Интернет. Поэтому их цифровые варианты скорее дополняют, чем полностью заменяют бумажные на данный момент.

Штрафы за невыдачу электронных чеков

Электронные чеки законом наделены такой же юридической силой, как и традиционные бумажные. Они могут быть использованы в качестве документов для подтверждения финансовых операций, учета расходов.

Согласно законодательству РФ, выдача электронного чека организациями и индивидуальными предпринимателями обязательна.

За невыдачу для организаций и ИП предусмотрены следующие штрафы:

• При первом нарушении - предупреждение или штраф до 10 000 рублей.
• При повторном нарушении в течение года - штраф от 10 000 до 30 000 рублей.
• При последующих нарушениях - штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
• Кроме того, за невыдачу по требованию для должностных лиц организации предусмотрен штраф от 1 500 до 3 000 рублей.

Также нарушение порядка применения ККТ, к которым относится выдача, может повлечь административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Как перейти с бумажных чеков на электронные

Для выдачи используются онлайн-кассы и специальные программы – «облачные кассы». Чеки облачной кассы можно распечатывать на бумаге, а также отправлять на email или в мессенджер. Данные электронных чеков используются для учета и анализа продаж.

Если вам нужен бланк электронного чека, обратитесь к соответствующим регуляторным органам. Там вы сможете найти образец электронного кассового чека, который поможет понять, как должен выглядеть электронный чек покупки, какие данные в него вносятся. Создать электронный чек по образцу не сложно, если вы знаете необходимые поля для заполнения информации о продавце, покупателе, товаре или услуге, а также сумме и дате операции.

Для перехода нужно:

1. Приобрести и зарегистрировать online-кассу или программное обеспечение для выдачи.
2. Настроить выдачу - указать email или мессенджер для отправки.
3. Закрепить на кассе информацию о возможности получения в цифровом виде.
4. Обучить кассиров выдаче.
5. При необходимости настроить автоматическую отправку после покупки без запроса. Такие кассовые чеки на электронную почту отправляются мгновенно.
6. Внести изменения в учетную политику организации, отразив переход на электронные чеки.
7. Хранить электронные чеки в течение предусмотренного срока (не менее 5 лет).
8. Периодически проверять корректность формирования и отправки.

В случае возникновения ошибок обязательно научите кассира, как правильно аннулировать чек на онлайн-кассе. Об этом мы ранее писали в блоге.

Как отправить электронный чек покупателю

Для отправки нужно выполнить следующие действия:

1. Получить электронный адрес (email или мессенджер) для отправки.
2. При оформлении покупки в программе кассового аппарата указать полученный электронный адрес.
3. После оплаты покупки и печати фискального чека автоматически будет сформирован и отправлен цифровой чек на указанный email.
4. Кассир должен проинформировать, что чек отправлен.
5. Проверить получение электронного чека, убедиться в его корректном формировании.
6. Если чек не доставлен, проверить правильность адреса, затем повторно направить цифровой чек.
7. Электронный чек должен храниться в базе кассовой программы для извлечения при необходимости.

Соблюдение этих шагов гарантирует корректную выдачу.

Ошибки при выдаче электронного чека

При выдаче могут возникнуть типичные ошибки:

• Неправильный или неработающий адрес электронной почты.
• Ошибка в настройках отправки на e-mail или в мессенджеры. Нет автоматической отправки.
• Некорректные данные: дата, время, наименование товара, сумма.
• Отсутствие обязательных реквизитов, несоответствие требованиям законодательства.
• Нарушение сроков отправки.
• Отправка в незащищенном виде, когда возможен перехват и компрометация данных.
• Несохранение после отправки, отсутствует архив.

Для исправления ошибок следует проверить настройки программы и корректность введенных данных.

Мы ранее писали о кассовых проверках — рекомендуем дополнительно ознакомиться со статьей.

Как сделать электронный чек коррекции

Соблюдение этих правил позволит правильно сформировать чек коррекции: 

1. Составляется только после выдачи первичного фискального.
2. Указываются реквизиты отмененного чека и причина коррекции.
3. Указываются правильные данные по покупке с учетом изменений.
4. Чек коррекции должен быть подписан электронной подписью и зарегистрирован в ФНС.
5. Направить на тот же электронный адрес, куда был отправлен первоначальный чек.
6. В теме письма указать, что это коррекция, чтобы избежать путаницы.
7. Чек коррекции хранится в базе кассовой программы вместе с первичным чеком.

Неважно, работаете ли вы только с наличными или пользуетесь эквайрингом для бизнеса — всегда проверяйте правильность введенных в чек данных.