При возникновении ошибки в платеже клиенту следует немедленно принять меры по ее устранению. Чем быстрее будет решен вопрос, тем меньше вероятность возникновения штрафных санкций.
Отменить кассовую операцию с признаком «Приход» или «Расход» можно через онлайн-кассу для ИП и ООО. Однако если она уже пробита, то версия ФФД, на основе которой сформированы документы, определяет способ ее исправления — возврат или чек коррекции.
Акт аннулирования чека ККМ означает, что фискализация платежа клиента и связанные с ней процессы аннулированы. Как правило, кассовый аппарат регистрирует это событие и выводит на экран надпись «Квитанция аннулирована». Стоимость аннулированной покупки не будет добавлена ни к какому итогу.
Внести изменения в чек в онлайн-кассе можно до того, как он будет распечатан и отправлен в ОФД. Например, используя программу онлайн-ККТ Эвотор, можно вернуться к процессу продажи (вводу товаров в чек) и скорректировать список товаров, а также полностью отменить чек.
Однако после того, как чек оформлен и фискализирован, то есть магазин принял оплату или выдал наличные, отменить его с помощью программного обеспечения невозможно. В соответствии с законом № 54-ФЗ ст. 4.3 п. 4 для внесения исправлений в фискальные данные, отражающие операции с покупателями, могут использоваться чеки коррекции или обычные чеки.
Пример чека коррекции
Корректировочный лист необходимо пробить между началом и концом смены. Это можно сделать в любой день после того, как был произведен неправильный расчет (в той же смене). Дата составления этого листа не обязательно должна совпадать с датой возникновения ошибки.
Исправительный лист может содержать несколько признаков расчета, записанных в теге 1054:
1 — приход (то есть хозсубъект фиксирует неучтенную выручку, если, например, чек не был пробит вовсе или пробит на меньшую, чем нужно, сумму);
2 — возврат прихода (когда магазин отражает факт возврата покупателю излишне принятой от него суммы);
3 — расход (когда хозсубъект корректирует фискальные документы на выдачу денег из кассы, так как первоначально была выдана меньшая сумма, чем было необходимо);
4 — возврат расхода (на практике такое возможно, к примеру, при корректировке расчета, связанного с выкупом у физлица комиссионного товара)
Если в кассовом аппарате используется ФСД 1.05, то внести исправления в ошибочные чеки не представляется возможным. Вместо этого должны выдаваться обычные кассовые чеки — с необходимыми признаками расчета.
Для исправления ошибочного чека, свидетельствующего о получении оплаты от клиента (с признаком «чек»), необходимо выполнить следующие действия: сформировать чек с расчетным описанием «возврат чека», в котором фискальный признак исходного чека обозначен тегом 1192; и сформировать точный кассовый чек с признаком «приход».
При любых обстоятельствах первичный чек не аннулируется. «Аннулируется» только тот первичный доход (или расход), который был ошибочно отражен в исходном чеке. Сам фискальный документ остается как в памяти кассового аппарата, так и в записях ФНС, которые передаются через Интернет.
В кассовом чеке на возврат обязательно указано «Возврат прихода»
При самостоятельном обнаружении ошибок предприятия, как правило, проявляют инициативу по исправлению чека. В таких случаях необходимо указать дату и номер бухгалтерского документа, являющегося основанием для внесения исправлений. Это может быть, например, пояснительная записка кассира.
Такой вид корректировки обозначается как «самостоятельная операция» (значение «0» в теге 1173). Если же корректировки осуществляются на основании предписаний ФНС, то они должны быть обозначены как «операции на основании предписаний» (значение «1» в теге 1173) с указанием реквизитов этих предписаний.
Если кассир обнаружит неточность до того, как ее заметят контролирующие органы, наказания не последует. Если же бланк исправления создается по указанию ФНС, то кассир может быть привлечен к ответственности.
Степень нарушения может повлечь за собой административное наказание или просто предупреждение. Важно, чтобы ошибки не повторялись регулярно, иначе возможны правовые последствия.
Организации должны быть уверены, что их персонал хорошо подготовлен к работе с расчетами с клиентами и не допускает ошибок. Все кассиры должны быть обучены основам своей работы и понимать последствия ошибок, которые они могут допустить. Они должны уметь правильно распечатывать чеки, понимать, когда чек может быть отменен, а когда требует внесения изменений.
Использование технологий автоматизации позволяет существенно снизить риск ошибок, возникающих по вине людей. Внедрение системы, состоящей из аппаратного и программного обеспечения, упрощает рутинные процессы и сокращает время, затрачиваемое на их выполнение.
Если в процессе выставления счета была допущена ошибка, то в зависимости от обстоятельств существуют различные способы ее исправления. Если операция еще не завершена и чек не распечатан, то можно просто отменить ее. Для ошибок, которые уже были рассчитаны, можно сделать возврат и пересчитать или выдать корректировочный чек.
Как аннулировать чек или сформировать документ фискальной коррекции, можно узнать из руководства пользователя конкретного кассового аппарата. А если пользуетесь облачной Модулькассой для бизнеса, аннулировать чек можно через приложение.
Если ошибка обнаружена после закрытия смены, исправить ее можно с помощью печати чека коррекции. Он формируется после открытия следующей смены и аннулирует ранее созданный документ.
После ввода кассового чека в систему через фискальную память кассового аппарата его отмена уже невозможна. Однако кассовые аппараты с ФФД 1.1 или 1.2 позволяют выдавать корректирующие чеки для внесения изменений. В качестве альтернативы для кассовых аппаратов с ФФД 1.05 печатаются обычные чеки, отвечающие всем необходимым критериям детализации и информативности.
