Руководство по Мегаплан

Сервис Мегаплан включает набор эффективных инструментов для управления бизнесом. Проект запущен в 2008 г. по модели SaaS (Software as a Service) нашими соотечественниками – Михаилом Смоляновым и Михаилом Уколовым. Платформа считается одним из самых востребованных решений, заточенных под российский рынок и страны СНГ. С её помощью компании управляют проектами и задачами, автоматизируют продажи и взаимодействуют с клиентами посредством CRM. На сегодня разработчик предлагает облачную версию и коробку.

Ключевые возможности

Совместная работа:

• управление проектами – постановка задач и поручений, контроль над их выполнением, разграничение прав доступа.
• обсуждения – бизнес-чат, комментарии к задачам, быстрые сообщения.
• личная эффективность – списки дел, назначение встреч, календарь.
• отчёты – подробная информация по работе каждого сотрудника организации.

CRM-система:

• истории задач – от создания до завершения;
• учёт клиентов – списки с карточками, журнал с историей взаимодействия;
• создание рассылок;
• звонки и письма из CRM;
• отчёты – воронка продаж, эффективность менеджеров, прибыль и т.д.;
• автоматизация сделок (автосценарии);
• интеграции.

Тарификация

Бесплатного пакета нет, но есть возможность воспользоваться двухнедельным пробным периодом, выбрав один из четырёх тарифов. Сравнение тарифных планов здесь.

Облако (по подписке за каждого пользователя)

Коробка (оплата за число лицензий)

Кому подойдет Мегаплан

СРМ-система Мегаплан подойдет двум категориям корпоративных клиентов:

1. Компаниям, нечасто контактирующим с покупателями, но желающим эффективно планировать свою деятельность (юридические и маркетинговые агентства, разработчики ПО) — для этих целей отлично адаптирован тариф «Совместная работа».
2. Маркетинговым отделам — пакет «CRM: Клиенты и продажи» хорошо настроен как под сделки b2b, так и b2c.

В результате руководителю достаточно поставить задачу и срок в Мегаплане, а затем сотрудники будут ее выполнять по частям. Юристам не придется пересылать тонну документации email-корреспонденцией, а маркетинговому агентству не нужно вызванивать сотрудника на удаленке, чтобы узнать процесс выполнения заказа. Вся информация будет отображаться наглядно в системе, в частности, воронке продаж, проанализировав которую можно устранить массу проблем, связанных с низкой конверсией.

Кому не подойдет Мегаплан:

• небольшим предприятиям из 3-4 человека;
• мелким командам фрилансеров.

Причина — для эффективного взаимодействия подобный бизнес не нуждается в отчетности и широком функционале CRM. Ему будет достаточно более простого сервиса либо таких стандартных инструментов, как Skype и Trello.

Интеграция CRM

Без широких возможностей в интеграции автоматизация бизнес-процессов будет существенно усложнена. В Мегаплане представлены следующие варианты:

• XLS импорт/экспорт контактов и отчетов — универсальное решение на любой случай, идеально подойдет для обмена данных между большинством систем;
• работа с email -корреспонденцией — отправлять и получать письма можно внутри CRM, что удобно и ускоряет выполнение мелких действий;
• телефония — у Мегаплана есть собственные тарифы (от 0,95 руб. за минуту на исходящие) с возможностью подмены номера и бесплатными внутренними звонками + вы можете подключить расширения от Мегафон ВАТС, Mango Office, Zadarma, МТТ.Бизнес, UIS, СвязьТранзит и множество других вариантов телефонии;
• 1C: Предприятие 8.x — доступна только на «плюс» версии тарифа «CRM: Клиенты и продажи».

Дополнительные интеграции:

• OpenID — система авторизации на сайтах;
• Polytell — сервис для контроля и прогнозирования продаж;
• Roistat — позволяет выявить эффективные рекламные каналы;
• Google Calendar — классический календарь-ежедневник от известного бренда;
• CommerceML v2 — формат для интеграции интернет-магазинов;
• TMetric — система учета рабочего времени;
• JivoSite — чат для сайта;
• CallBackHunter — виджет звонков;
• ВКонтакте — сообщения группы будут приходить прямо в CRM.

Перечень на этом не заканчивается, доступных интеграций около 100 шт., перечислять их в одном обзоре нет смысла. Таким образом, возможностей для комфортной автоматизации процессов в Мегаплане предостаточно.

Интерфейс и работа в Мегаплане

Инструменты расположены в горизонтальном меню.

Рабочий стол

Состоит из набора виджетов – задачи, дела, график отчёта, лента активности (по умолчанию). В самом низу экрана расположена строка поиска задач, документов, номера мобильного телефона коллеги и т.д. Под знаком «i» находятся запросы, например, о назначенной вам задаче, под иконкой пламя – просроченные задачи, под иконкой «Сообщения» – чат для обмена личными смс и групповых обсуждений, под звездочкой – всё, что отмечено избранным. Под телефонной трубкой скрыта опция телефонии – звонки из Мегаплана.

Вы можете внести другой виджет – наведите курсор мыши на свободное место экрана и нажимайте «Добавить виджет».

Выберите нужный виджет из списка (доступно 9 вариантов) – он автоматически отобразится на рабочем столе.

Виджеты настраиваются и удаляются – значок шестерёнки и крестик в правом верхнем углу.

Например, для виджета задачи можно изменить название, задать тип отображения (компактный или просторный), использовать фильтр (предусмотрен для отдельных категорий виджетов).

Сотрудники

Список штатных/внештатных работников организации, в который внесены:

• карточки всех сотрудников;
• структура компании;
• сведения по заработной плате;
• начисления бонусов;
• информация по отпускам;
• результативность сотрудников (поставленные, закрытые, просроченные задачи);
• группы сотрудников.

При наведении на иконку раздела «Сотрудники» появляется «+» для быстрого добавления нового работника путём заполнения его карточки.

Дела

По сути, раздел представляет собой ежедневник, в котором собраны личные запланированные дела. Список дел открывается на день или неделю. Здесь же планируются коммуникации – мероприятия, встречи, телефонные звонки и т.п. В отличие от дел их можете просматривать не только вы, но и руководители.

Отчёты

Визуализация сведений по проектам, задачам, клиентам, сделкам, делам и т.д. Наибольший интерес представляют 2 типа отчётов – воронка продаж и отдел продаж. Первый отображает историю пути сделок по статусам. Второй показывает эффективность работы по каждому отдельному сотруднику (число заказов, сумма закрытых сделок, средний чек, конверсию).

Задачи

Раздел разбит на 3 основных блока:

• мои задачи (входящие/исходящие);
• проекты;
• шаблоны.

Есть дополнительные опции – избранные, просроченные, приоритетные, завершённые, на паузе, горящие задачи, а также фильтры для поиска. Разберём на практике.

Пример создания задачи

Для начала вам нужно «Создать проект».

В открывшемся окне заполните поля и нажимайте «Сохранить».

Переходим к созданию задачи – опция «Поставить задачу». Поля для заполнения идентичны созданию проекта. Прикрепление файлов происходит на этом этапе. Как по мне, не очень удобно. Вносим данные и сохраняем.

Система автоматически переводит пользователя в карточку задачи. Она состоит из нескольких блоков.

• Под названием указаны ответственный и постановщик задачи, время создания и т.д.
• «Подзадача» – дополнительные задания.
• «Сделка» – создается путём выбора схемы (параллельное/последовательное согласование, продажи).
• «Вехи» – проставляются важные даты в ходе выполнения задач.
• «Журнал» – обсуждения между сотрудниками, работающими над задачей. Если вы поставите символ @ или ! и начнёте вводить имя сотрудника, то сможете упомянуть конкретного человека в комментариях, соответственно, он получит уведомление от системы. Отсюда же можно отправлять сообщения сотрудникам на электронную почту.
• «Дело» – добавление запланированных дел, звонков, встреч и т.д.
• «Расширенные поля» – задаётся приоритет задачи (низкий, средний, высокий), настраивается отображение нужных полей в карточке.
• «Планирование» – дополнительные настройки для задачи, включая опцию «Предыдущие задачи». То есть вы указываете задание, после выполнения которого можно приступать к работе над этой задачей.
• «Участники» – выдача доступа к задаче заказчику, соисполнителю, аудитору.

Процессы

Содержит сведения по сделкам, где вы являетесь менеджером, участником, аудитором или создателем. Раздел помогает автоматизировать продажу товаров/услуг.

Схемы ведения бизнес-процессов процессов:

• параллельное и последовательное согласование – групповое согласование документов;
• продажи – заключение сделки с момента обращения клиента до доставки товара/оказания услуги.

На скриншоте показан пример карточки для создания сделки по схеме параллельного согласования.

Клиенты

Список контрагентов компании с карточками, отображающими необходимые сведения по клиентам: деятельность, адрес, контакты, запланированные звонки, рассылки и встречи. Клиенты добавляются по одному или загружаются с помощью таблицы в формате Excel.

Счета

Здесь выставляются счета клиентам. Для этого в разделе «Клиенты» в карточке в поле «Плательщики» вы должны указать его банковские реквизиты.

Документы

Хранение файлов (таблиц, документов, картинок) для обмена между сотрудниками и создания шаблонов. В последнем случае у вас появится возможность применять их в разделах «Задачи», «Клиенты», «Сделки».

Для удобства имеются ряд дополнительных инструментов: добавление документов, папок, импорта большого объёма документов в архиве, удаление, скачивание и т.д. Есть возможность настраивать права доступа.

Общение

Объединяет коммуникации компании между сотрудниками и с клиентами, отображает их в виде ленты. Есть опция создания опроса, если вы создаёте тему для обсуждения с 2-мя и более сотрудниками. Здесь же ведётся личная переписка, то есть вы отправляете письмо одному человеку или делаете массовую рассылку, предварительно указав, кто из сотрудников получит ваше письмо.

Финансы

Показывает сведения о расходах/доходах компании: баланс счетов, денежные потоки, задолженности и т.д.

Раздел состоит из 3 блоков:

• «Операции» – отображаются в форме таблицы.
• «Отчёты» по финансам;
• «Настройка».

Для пользования инструментом необходимо пройти 5 шагов с подсказками от системы.

Настройки

В этом разделе настраивается Мегаплан под требования вашей компании.

• «Персональные настройки» – редактирование интерфейса, управление уведомлениями/упоминаниями.
• «Настройка» – выдача прав доступа сотрудникам, выбор языка системы, добавление пунктов меню и т.д.
• «Интеграция» – подключение IP-телефонии и почты.
• «Приложения» – информация о подключенных к сервису виджетах, кнопки их включения/отключения. Процедура по установке виджетов осуществляется через профиль в блоке «Расширения».
• «Справочники» – хранение списков, категорий, типов, которые вы используете для работы с сервисом.
• «Аккаунт» – ваш личный кабинет.
• «Бизнес-процессы и сделки» – настройка, подключение/отключение схем для бизнес-процессов.

Плюсы и минусы Мегаплана

Пять главных преимуществ:

1. Большое количество полезных функций и гибкость настроек. В этом отношении возможности данной системы превосходят ожидания. Здесь не просто можно записывать контакты и фиксировать переписки, но и составлять скрипты для менеджеров по продажам, автоматизировать каждую коммуникацию с клиентом, формировать подробную отчетность и т. д.
2. Детальный help-сервис. В огромном функционале Мегаплана новичку разобраться непросто, но благодаря наличию описаний и инструкций, это сделать гораздо легче и быстрее.
3. Мобильное приложение. Чтобы управлять компанией и читать отчеты сотрудников, вам хватит и смартфона. Очень удобное решение для руководителей, которые любят следить за процессом выполнения задач за пределами компьютера и рабочего места.
4. Офлайн-версия. Пользователю необязательно оплачивать облачный сервис: при необходимости систему можно установить по лицензии на сервер компании, но это будет затратной идеей в финансовом плане.
5. Большое количество интеграций. О данном преимуществе упоминают редко, но Мегаплан можно синхронизировать даже с конструкторами LPGenerator и Tilda, а общее количество доступных сервисов — около 100.

Недостатки:

1. Не подходит для мелких команд и фрилансеров. Действительно, CRM Мегаплан больше ориентирована на относительно крупных игроков. При этом упускается широкий пласт потенциальных пользователей, которым приходится выбирать другие продукты.
2. Медленная техническая поддержка. По нескольким обращениям судить сложно, но в отзывах очень часто упоминаются долгие ответы + длительное исправление багов после обновлений.

Готовые интеграции с CMS

Модульбанк имеет готовые интеграции со всеми популярными CMS. Настройка интернет-эквайринга упрощается в разы! Чтобы получить индивидуальное предложение под нужды вашего бизнеса, свяжитесь с нами по телефону горячей линии или через форму обратной связи.

Купить онлайн-кассу