Фискальный накопитель: что это такое и как выбрать

Фискальный накопитель (ФН) — это память в кассовом аппарате.

Данное устройство выполняет две функции:

• хранение всех кассовых чеков в собственной памяти;
• шифрование сохраненных данных (кассовых чеков) и формирование специального кода для их проверки.

ФН обеспечивает формирование фискального признака, запись фискальных данных, долговременное энергонезависимое хранения данных, формирование и проверку фискальных признаков, шифрование данных для передачи оператору фискальных данных, а так же расшифровывание и аутентификацию фискальных документов. С середины 2017 года он полностью заменил ЭКЛЗ и фискальную память в кассовых аппаратах.

Все существующие фискальные накопители различаются по периоду действия и модели. Необходимость использования того или иного ФН определяется характером работы фирмы и выбранным режимом налогообложения. Это следует учитывать, так как за нарушение условий работы с кассовым аппаратом возможно привлечение к ответственности по ст. 14.5 КоАП РФ.

Какие бывают ФН?

Купить ФН можно трех вариаций (по сроку работы):

• 13 месяцев
• 15 месяцев
• 36 месяцев

Среди перечисленных вариантов можно применять любой со всеми моделями касс из реестра ККТ ФНС. Возможно, вы подумаете, что можно  купить любой ФН для своей кассы, но прежде этого обратите внимание на еще несколько ключевых аспектов:

Сейчас на рынке в продажах имеются две модели накопителя с различными версиями формата фискальных данных:

• 1.0
• 1.1

Обе модели возможно применять, но необходимо учитывать, что модель 1.0 поддерживает только форматы фискальных документов (ФФД) версий 1.0 и 1.05., в отличие от модели 1.1.

Реквизиты чека по форматам устанавливает приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ “Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию”.

Помимо версии фискального накопителя нужно учитывать возможность кассового аппарата по работе с форматами чеков:

Какой ФН покупать

Рекомендуемый ФН ЮЛ и ИП, оказывающие услуги или применяющие спецрежимы УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН 36 месяцев, исключения:

• Сезонный режим работы
• ОСНО+спецрежим
• Подакцизные товары
• Автономная работа

С каким сроком службы выбирать фискальный накопитель

Выбор фискального накопителя по критерию срока его службы зависит от применяемой пользователем ККТ системы налогообложения.

Накопитель, приспособленный к работе в течение 36 месяцев, должны применять пользователи, работающие на какой-либо из специальных систем налогообложения — УСН (в любой разновидности — «доходы» или «доходы минус расходы», ЕСХН, ЕНВД, ПСН). При этом, указанным хозяйствующим субъектам необязательно применять накопители с указанным сроком службы, если:

• они осуществляют продажу подакцизных товаров;
• ведут сезонную торговлю;
• совмещают спецрежим и ОСН (тогда, когда это возможно);
• используют онлайн-кассу в режиме, не предусматривающем связи с ОФД.

Остальные хозяйствующие субъекты — то есть, плательщики на ОСН, могут выбрать совершенно любой накопитель — на 13, 15, 18 или 36 месяцев.

Основная причина нежелания многих владельцев бизнеса покупать накопитель на 36 месяцев — его стоимость. Она составляет порядка 11 тыс. рублей. Для сравнения — устройство со сроком службы, составляющим 13 месяцев, обойдется в 7,5 тыс., почти в полтора раза дешевле.

При этом, многие пользователи ККТ, которым законом позволено покупать любой накопитель, считают, что лучше приобрести устройство на 36 месяцев по принципу «дольше проработает» (на первый взгляд логично — лучше отдать 11 тысяч и пользоваться устройством 3 года, чем трижды по 7,5 тысяч за накопитель со сроком службы 13 месяцев). Этот подход не всегда оправдан.

Дело в том, что у всех типов фискальных накопителей примерно одинаковый (или, по крайней мере, сопоставимый) объем флэш-памяти для записи фискальных данных (на практике рассчитанный примерно на 200-250 тыс. платежных операций на кассе). А если сопоставлять накопители, к примеру, на 15 и 36 месяцев — во многих случаях и вовсе одинаковый объем такой памяти.

Если касса применяется в небольшом магазине с невысокой интенсивностью покупательского трафика, то, конечно, крайне маловероятно, что указанный ресурс флэш-памяти будет израсходован даже за 3 года. Но в сетевом супермаркете его может не хватить и на год.

Таким образом, наряду с номинальным сроком службы накопители могут иметь еще и фактический срок службы — определяемый исходя из того, как скоро будет заполнена флэш-память.

Фискальный накопитель, у которого истек номинальный либо фактический срок службы (в связи с заполнением памяти), подлежит замене. При этом, замененный накопитель необходимо хранить в организации в течение 5 лет.

Другой критерий при выбора накопителя — перечень поддерживаемых версий ФФД.

Какие версии ФФД должен поддерживать ФН

Приказом ФНС № ММВ-7-20/229@ определено 3 версии форматов фискальных документов — 1,0, 1,05 и 1.1. Различия между ними совсем небольшие и заключаются они, по большому счету:

• в количестве обязательных реквизитов на фискальном документе, который создается онлайн-кассой в соответствии с форматом;
• в структуре таких реквизитов.

ФФД в версии 1.0 будет применяться до конца 2018 года. После будут легитимны только форматы 1.05 и 1.1. Поэтому, для корректного применения форматов пользователю ККТ необходимо:

• сразу приобрести кассу, которая оснащена накопителем, поддерживающим ФФД 1.05 или 1.1 (либо покупать такой накопитель в рамках модернизации кассы);
• доработать к концу 2018 года программное обеспечение (прошивку) на кассе так, чтобы она была приспособлена к функционированию с использованием ФФД 1.05 или 1.1 — если изначально ККМ настроена на применение ФФД 1.0.

Нужно ли заменять при доработке ПО кассы фискальный накопитель? Оснований говорить об этом нет, поскольку любая из перечисленных выше моделей накопителей поддерживает, как минимум, ФФД 1.05. И нет широко афишируемых проектов нормативных актов, по которым данный формат, по аналогии с ФФД 1.0, подлежал бы отмене в ближайшем будущем.

Таким образом, если сейчас накопитель работает по ФФД 1.0, то его, как правило, без особых сложностей можно в любой момент перевести  на 1.05, а если поддерживается ФФД 1.1, то можно и на более прогрессивную версию формата.

Разумеется, если есть возможность купить накопитель, в котором гарантированно присутствует поддержка ФФД 1.1 — лучше выбирать такой. Вдруг законодатель что-то неожиданно поменяет в части установления обязательств по применению форматов фискальных документов.

Как проверить ФН

В 54-ФЗ четко определены требования к фискальному накопителю. Все модели указаны в Реестре фискальных накопителей налоговой службы. С помощью сервиса проверки ФН по заводскому номеру на сайте ФНС можно убедиться в легальности вашего устройства.

Функции фискального накопителя

Основная функция фискального накопителя – представление и онлайн передача чековых сведений о каждой продаже в удобном и требуемом для ОФД виде.

Долгосрочная энергонезависимая память накопителя и принцип шифрования данных поможет избежать проблем, вызванных перебоями Интернет-соединения. Даже отсутствие сети даже на время в один месяц не усложнит всерьёз отношения владельца кассы и налоговой.

Какая информация храниться в фискальной памяти

В фискальной памяти хранится следующая информация:

• номер кассового аппарата
• ИНН предприятия
• регистрационный номер
• дата регистрации кассового аппарата
• номер ЭКЛЗ
• информация по Z отчетам:
   
  • дата Z отчета
  • номер Z отчета
  • общая сумма выручки за смену
  • общая сумма возвратов за смену
  • контрольное число

Фискальный накопитель: отличия от ЭКЛЗ

Срок действия ФН ограничивается длительностью действия ключа фискального признака. Этот период бывает в 13, 15 и 36 месяцев, и фактически показывает сколько максимум может работать накопитель в составе ККМ без замены.

В Федеральном законе 54-ФЗ чётко указано какой тип этого технического средства каким категориям предпринимателей подходит.

Фискальный накопитель на 36 месяцев применяется если соблюдены пять условий.

Это бывает если компания или ИП

• Не является платёжным агентом или субагентом;
• Работает на специальном режиме налогообложения, не совмещённым с ОСНО;
• Работа не носит сезонный (временный) характер;
• Не торгует подакцизными товарами;
• Применяет онлайн ККТ

Возможные проблемы с фискальным накопителем

Появившиеся ошибки фискального накопителя проявляются в сбоях в работе, сообщением на экране или распечатке чеков с соответствующим кодом ошибки. Всего может быть около 20 ошибок. На экране высветится ошибка в аппарате от конкретного производителя, на чеке будет указан универсальный код ошибки.

• Распространенные ошибки указывают на нарушение контактного подключения накопителя к шлейфу онлайн кассы (код 210, 211). При выдаче такой ошибки нужно вскрыть отсек и проверить подключение к шлейфу. Также следует проверить интернет соединение, если остались неотправленные чеки (237), а затем снять отчет, чтобы убедиться, что все данные отправлены.
• При неисправимых ошибках, например, переполнение памяти (216), истек срок действия (215), следует закрыть архив и заменить ФН по соответствующим процедурам. Эти же процедуры придется сделать если исчерпан ресурс криптопроцессора (234).
• Неточности могут касаться установки времени и даты (217). Следите за правильностью! Время и дата легко переустанавливаются.
• Неверный номер фискального накопителя (225, 255) – нужно проверить номер и сравнить.
• При слишком больших чеках, превышающих объемы памяти (232) лучше разбивать их на несколько частей.
• Нарушение транспортного соединения ФН (233) устраняется подключением соединения и отправки соответствующей команды.
• Если после последней даты непереданного чека прошло 30 календарных дней, фискальный признак перестает формироваться автоматически. В данном случае придется настроить связь с ОФД и передать все документы.

После устранения ошибок нужно сформировать чек коррекции, затем можно работать в штатном режиме.

Устранение проблем накопителя по гарантии

Эксплуатация ФН зависит от срока работы действующих ключей фискального признака, и в течение 12 месяцев выполняются гарантийные обязательства. Существует несколько проблем с фискальным накопителем, когда гарантийные обязательства не выполняются.

1. Сроки гарантии истекли еще до активации (12 месяцев).
2. Нарушена инструкция по установке и введению в эксплуатацию ФН, зафиксированной в документации ККТ.
3. Полностью забит архив ФН, проводилась замена накопителя и перерегистрация в налоговой.
4. Прибор неправильно эксплуатировался. Превышалось напряжение питания аппарата.
5. Существуют механические повреждения корпуса, сорвана защитная пломба, этикетка. Аппарат уже перерегистрировался в налоговых органах.
6. Зафиксировано проникновение в электронную плату.

Если прибор имеет основания для гарантийного ремонта или гарантийной замены, следует составить заявку, выбрав гарантийную замену ФН с указанием неисправностей и обстоятельств их появления.

Поставщику техники отправляется дефектный фискальный накопитель с паспортом и актом ввода в эксплуатацию.

Обоснованность претензий определяется в срок до 15 дней. Проводится техническая экспертиза и составляется акт, в котором указывается принятие или отклонение претензии. Если претензия принята, владельцу доставляется новый ФН.

Юридические вопросы замены неисправного фискального накопителя

Как вести себя предпринимателю или компании, если появилась необходимость в ремонте или замене ФН по поломке, чтобы не нарушить закон?

1. Налоговую службу необходимо оповестить в течение 5 дней. В это время отчеты о закрытии можно не предоставлять. Если замена ККТ неизбежна, необходимо подать заявление на закрытия учета старой кассы.
2. Далее предъявить сломанный накопитель изготовителю для проведения экспертизы. С момента подачи заявления на всю процедуру дается не более 30 дней. В это время через личный кабинет предоставляется экспертизы об обнаружении производственного брака. Также в отчете указывается информация о считывании данных из памяти накопителя (возможно или нет).
3. В зависимости от отчета действия могут быть разными. а) Поломка обнаружена, фискальные данные считывать невозможно. Проводится замена аппарата. б) Поломка обнаружена, но данные можно считывать. В налоговую подаются сведения за последние 60 календарных дней со дня отправки заявления о начале (пере)регистрации ККТ или заявления о снятии с учета. в) ФН исправен, его можно продолжать эксплуатировать. Данные без проблем считываются и можно составлять отчеты. В этом случае также лучше отправить сведения о последних 60-и днях, чтобы не получить штраф, предусмотренный законом.

Как не допустить блокировку ФН

1. Следить за сроком действия накопителя в личном кабинете ОФД и вовремя его заменять.
2. Следить, приходят ли подтверждения от оператора фискальных данных. В отчете о закрытии смены или в отчете о текущем состоянии расчетов поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.

Если ФН все-таки заблокировался, попробуйте устранить причины блокировки. Например, проверьте подключение к интернету. Когда все данные попадут к ОФД, блокировка отменится, а работа продолжится в обычном режиме.

Замена ФН

Если пришло время заменить ФН, убедитесь, что все документы переданы в ОФД. Затем сформируйте на кассе «Отчет о закрытии смены» и «Отчет о закрытии ФН». Извлеките старый ФН и установите новый и перерегистрируйте кассу по причине «Замена ФН». Как это сделать, смотрите в нашей инструкции.

Закрытый ФН нужно хранить в недоступном для посторонних месте, например, в сейфе в течение 5 лет.

Повторное использование ФН

Использовать накопитель повторно нельзя. Он обеспечивает однократную запись РН ККТ и ИНН пользователя кассы.

Купить кассу для офиса