Кому нужен фискальный накопитель на 36 месяцев

Давайте разберем, нужна ли для какого-то конкретного ИП онлайн-касса на упрощенке (УСН). Все меняется от того, чем занято это предприятие. Существует определенный перечень сфер деятельности, для которых все еще действует отсрочка по переходу на обновленные системы и работу по другим принципам. Но есть также и предприниматели, которые не входят в этот круг. А еще – те, кто недавно трудоустроил к себе сотрудников. В этом случае они больше не относятся к исключениям и должны в короткие сроки начать соответствовать правилам.

ФН как механизм контроля

Фискальный накопитель для УСН стал третьей ступенью контроля за выручкой организаций при продаже товаров или услуг. На сегодняшний день существует три таких ступени:

• фискальная память;
• ЭКЛЗ;
• ФН.

ЭКЛЗ гарантировала достоверность информации о чеках и обо всех проведенных кассовых операциях. Однако появились «умельцы», которые научились обходить такую систему контроля. Они нашли способ, который позволил менять и даже удалять данные. Вследствие этого в налоговую поступала недостоверная информация.

С ФН такого не произойдет. ЭКЛЗ записывала и сохраняла данные. В отличие от нее, ФН передает информацию о каждом пробитом чеке в налоговую в режиме реального времени. Благодаря этому откорректировать или удалить данные не представляется возможным. Фискальный накопитель для УСН передает оператору фискальных данных следующую информацию:

• отчет об открытии смены;
• отчет о закрытии смены;
• корректирующие документы (чеки возврата и чеки коррекции).

Чеки возврата формируются при выдаче покупателю денег за товар, который он вернул. Также они формируются при выдаче денег из кассы в ломбардах и других заведениях. Чеки коррекции образуются при внесении излишка наличных денег в кассу.

Требования, которым должен соответствовать фискальный накопитель для УСН, установлены законодательно и прописаны в законе №54 (ст. 4.1.).

Сроки действия ФН для предпринимателей, которые применяют УСН, составляют 36 месяцев. Однако есть исключение. Те ООО и ИП, которые применяют «упрощенку» и реализуют подакцизные товары, должны использовать ФН со сроком действия ключа 13 месяцев.

Какой фискальный накопитель выбрать

При выборе ФН необходимо руководствоваться следующими данными:

• системой налогообложения организации;
• количеством пробиваемых чеков.

Частота замены ФН для организаций с УСН

Частота смены фискального накопителя, в первую очередь, зависит от резерва памяти, определенного криптографическим ключом, так как устройство не подлежит перезаписи и редактированию сохранённой информации. По той же причине, ФН подлежит замене в случае смены системы налогообложения.

Если память устройства исчерпана, кассовое устройство выдаёт ошибку и блокирует доступ к KKT, поэтому касса заранее оповещает о том, что скоро потребуется замена устройства памяти.

Также требуется замена в случаях, когда оканчивается срок действия криптографического ключа, даже при условии, что фактически осталось место для записи информации. В таком случае, касса выдаёт сообщение о скорой замене за месяц до установленного срока.

Если к истечению срока ФН не будет заменен и перерегистрирован, любые операции на кассе будут заблокированы. А для снятия информации с чипа нужно будет обращаться в ФНС.

Использованный фискальный накопитель хранят в организации в течение 5 лет и предоставляют во время плановых проверок контролирующих налоговых органов.

Почти все организации, попадающие под упрощённую систему налогообложения, должны укомплектовывать KKM фискальными накопителями с ключом не меньше 3 лет, но есть и исключения, к ним относятся:

• компании, предоставляющие сезонные товары и услуги;
• предприятия с комбинированным налоговым режимом;

Они все используют устройства памяти с ключом сроком от 13 до 15 месяцев.

Срок действия ФН

Срок действия накопителей может быть 13, 13/15 или 36 месяцев. Выбор ФН зависит от системы налогообложения и особенностей работы. Количество месяцев на коробке — это максимальный срок службы накопителя. Реальный срок зависит от особенностей вашей работы.

Зачем покупать ФН на 15 месяцев, если можно на 36

Многим бизнесам закон разрешает использовать ФН сроком действия «не менее 13 месяцев». Кажется логичным купить накопитель на 36 месяцев, сэкономить и забыть об обслуживании кассы на три года. На самом деле сэкономить вряд ли получится.

Во-первых, как сказано выше, срок, который указан на коробке, не всегда совпадает с реальным сроком работы накопителя. Например, если касса не передает данные в ОФД, фискальный накопитель на 36 месяцев проработает только 18.

Во-вторых, память накопителей на 13/15 месяцев и на 36 месяцев одинаковая. Она большая, но не бесконечная: если пробиваете больше 200 чеков в день, одного фискального накопителя на три года вам может не хватить. Проще и надежнее купить ФН на 13 или 13/15 месяцев.

Какими могут быть технологические различия между ФН по паспорту

Сроки службы и основные характеристики фискальных накопителей, прописанные в законодательстве, можно назвать «рамочными» — как следствие, производители имеют довольно большую свободу в наделении своей продукции теми или иными техническими характеристиками. На практике они могут существенно различаться в зависимости от политики конкретного поставщика фискальных накопителей.

Например, устройство «ФН-1 исполнение 2», поставляемое ООО «РИК», имеет срок службы до 36 месяцев. Однако, такой срок гарантируется, только если девайс работает в режиме передачи данных в ОФД. Срок действия ФН уменьшается:

• при использовании онлайн-кассы в автономном режиме — до 560 дней;
• при совмещении спецрежима с общей системой налогообложения и при торговле подакцизными товарами — до 410 дней.

В свою очередь, девайс «ФН-1.1 исполнение 4», поставляемый ООО «Инвента», также имеет срок службы в 36 месяцев (который сокращается до 560 дней при автономном режиме пользования кассой и до 410 дней при продаже подакцизных товаров). При этом, устройство не предназначено для пользования при ОСН в чистом виде. Только — при совмещении данной системы со спецрежимом. При этом, касса в режиме совмещения ОСН со спецрежимами способна работать 36 месяцев, а конкурирующее решение от ООО «РИК» — только 410 дней.

Тем не менее, несмотря на технологические различия, оба ФН соответствуют формальным требованиям к таким устройствам, которые установлены законом.

Например, устройство «ФН-1» от ООО «РИК» со сроком службы 13 месяцев не рассчитано на применение при использовании торговым предприятием спецрежима — УСН, ПСН, ЕСХН, ЕНВД в чистом виде. Но при совмещении спецрежимов с ОСН данный накопитель использовать возможно. Кроме того, данное устройство не может быть применено в случае, если хозяйствующий субъект оказывает услуги.

Фискальный накопитель на 36 месяцев: разъяснение ФНС

В статье 4.1. ФЗ-54 есть пункт 3. Там указано, что срок работы фискального накопителя также регламентируется его паспортом. И именно этот документ может вносить дополнительные ограничения. Например, в паспорте ФН на 36 мес. от РИК написано, что его срок службы является разным для различных категорий ИП и организаций:

• 13 мес., когда вы используете ОСН или продаете подакцизные товары,
• 18 мес., когда ваша ККМ функционирует автономно,
• 36 мес., если вы оказываете услуги или используете УСН, ЕНВД, ЕСХН, патент (при отсутствии автономного режима и торговли подакцизными товарами).

Таким образом, использовать такой ФН при общей системе налогообложения или в случаях, когда онлайн-касса является автономной — невыгодно. Более того, как правило объем памяти фискального накопителя на 36 месяцев всего на 50% больше чем у ФН на 13 месяцев работы и никак не отличается от объема памяти ФН на 15, а цена при этом значительно выше.

При полном заполнении памяти ФН, его будет нужно поменять на новый. Если вы проводите много операций по кассе (у вас большое количество чеков), покупать ФН на 36 месяцев не стоит.

Срок службы ФН в организациях с УСН, занимающихся реализацией спиртных напитков

Есть две причины, влияющие на время службы кодирующего устройства памяти:

• положения Федерального закона №54, в частности ст. 4.1
• особенности определённого устройства, указанные изготовителем в техническом паспорте.

Для организаций, осуществляющих реализацию спиртных напитков на законодательном уровне, прописана обязанность использования ЕГАИС, а также установка транспортного модуля.

Поэтому для продажи такого товара необходима KKM, запрограммированная на взаимодействие с ЕГАИС, либо соединение с персональным компьютером, на котором установлено УТМ. Время службы ФН, установленного в такое устройство, не превышает срок в 410 дней.

Также сокращается срок использования фискальных накопителей в организациях с упрощённой системой налогообложения, предоставляющих услуги общественного питания, при этом реализующих алкогольную продукцию.

Штрафы для ИП на УСН за нарушение 54‑ФЗ

Купить онлайн-кассу