В 2016-2017 году в НК РФ внесены очередные изменения. Все, кто принимает оплату за наличный расчет или с помощью платежных карт, обязаны установить оборудование нового типа. Основное отличие от более ранних модификаций — наличие фискального накопителя и передача данных о продажах в налоговую инспекцию. Выдавать чеки нового типа обязаны магазины, службы доставки, розничные точки, ателье, ремонтные мастерские и многие другие. С появлением онлайн-касс стали активно развиваться технологии, помогающие упростить управленческий и складской учет. Появляются приложения, позволяющие формировать отчеты, проверять текущее состояние дел без посещения офиса, просмотра тонн бумажных документов. Одно из относительно новых решений — облачные онлайн-кассы.
Пришло время узнать, что они собой представляют, как их можно использовать в повседневной деятельности предприятия.
Облачные онлайн-кассы: назначение и виды
Облачная касса (ОК) — это комплекс программных средств, позволяющих вести и контролировать торговую точку в удаленном формате. При поступлении оплаты автоматически формируется чек и пересылается в ОФД.
По принципу использования ОК бывают:
с интеграцией со стандартной физической кассой;
виртуальные: вся информация размещается на удаленном сервере.
Применять облачную кассу может малое или среднее предприятие, магазин, расположенный вне городской черты или торгующий онлайн. Есть возможность оформлять сделки по продаже товаров, мониторить запасы по видам продукции, считать выручку, проверять, как персонал выполняет свои обязанности и/или предписания руководства. Функционал определяется пожеланиями бизнесмена, его текущими потребностями и планами на будущее.
Облачная касса переводит в автоматический режим ведение значительной части бизнес-процессов предприятия. Не приходится приобретать и инсталлировать сложное программное обеспечение, закупать отдельный сервер для хранения баз данных. Не требуется найм IT-специалиста для настройки, текущего обслуживания, устранения неполадок. Приложения интегрируются с большей частью ККТ последнего поколения и уже имеющимися системами учета.
Проблемы могут возникнуть, если ПО создавалось по индивидуальному заказу под конкретную компанию.
ККТ и облачная онлайн-касса для торговли онлайн
Облачная касса для интернет-магазинов — это специальное программное обеспечение. Оно позволяет соблюдать законодательство (54-ФЗ), выписывать кассовые чеки при поступлении оплаты, контролировать деятельность склада и запасы, держать под контролем работу техники и персонала.
ОК можно:
подключить к действующей ККТ;
арендовать в специализированной компании.
Интеграция ОК с кассовой техникой: важные нюансы
Главный момент при выборе конкретного сервиса — проверка совместимости с оборудованием. Наибольшей популярностью на текущий момент времени пользуются ККТ « Атол», «Элвес», «Штрих», «Retail», «PP». Приложение, работающее с одной из перечисленных модификаций, может оказаться бесполезным для других.
Интеграция ККТ и облачного сервиса выполняется по следующему алгоритму:
приобретается контрольно-кассовая техника, регистрируется в ИФНС. Заключается договор с ОФД (данная функция может быть передана сервис-центру);
кассовый аппарат подключается к интернет–сети (через Wi-Fi, Ethernet, USB-порты и т. д.);
выбирается поставщик услуги ОК, проводится регистрация в кабинете;
выбирается тариф и оплачивается счет.
Далее остается интегрировать кассовый аппарат и программное обеспечение ОК. В драйвере устройства прописываются данные о сервере поставщика. В кабинете пользователя сервиса указываются сведения о кассовом аппарате и адрес торговой точки.
Предварительно проверяется текущая версия прошивки. Без этого настроить полноценно взаимодействие программного обеспечения и облачной кассы не удастся. В частности, может понадобиться карта SD. Без нее эксплуатация в полном объеме невозможна.
Если карта памяти отсутствует, система будет работать. Но ее функционал будет ограничен передачей данных о текущем состоянии оборудования. Чтобы иметь возможность отправлять в ОФД сведения о выписанных кассовых чеках, требуется SD-карта.
Несколько шагов и Модулькасса ваша
Для малого и среднего бизнеса
Шаг 1 из 2
Выберите состав комплекта
Стандартная Модулькасса
11 900 ₽
Модулькасса с встроенным эквайрингом
24 900 ₽
Шаг 2 из 2
Оставьте, пожалуйста, свои контакты
Алгоритм работы виртуальной онлайн-кассы
В отличие от схемы работы по старым правилам, теперь у магазинов появилась обязанность направлять чеки или бланк строгой отчетности покупателю в электронном виде в момент совершения покупки.
Схема продажи сегодня выглядит иначе:
Клиент оплачивает покупку.
Кассир пробивает чек на онлайн-кассе.
Кассовый аппарат записывает данные о продаже в фискальный накопитель, а после направляет их оператору фискальных данных (ОФД).
Оператор фискальных данных обрабатывает полученную информацию и передает ее в налоговые органы (ФНС России).
Покупателю предоставляется бумажный чек, и высылается его копия удобным для него способом.
Важно! Функции ОФД выполняют специально созданные юридические лица, выполняющие обработку и передачу данных в налоговые органы.
Что касается виртуальных расчетов, то в этом случае алгоритм действий не отличается от стационарной торговли. За исключением того, что чек сразу направляется покупателю в электронном виде.
Покупатель может сам выбрать, куда ему направить подтверждение оплаты: на телефон с помощью СМС-сообщения или электронную почту.
Для этого необходимо, чтобы перед совершением покупки покупатель указал контактную информацию на сайте. Если клиент решил не указывать данные, то он не сможет получить чек об оплате не только в электронной форме, но и в печатном виде. Ведь кассовая техника для интернет-расчетов не всегда имеет техническую возможность печатать документы.
Важно! Направление чека осуществляет исключительно продавец, а не платежная система.
Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина
В отличие от простой онлайн-кассы, аппарат для интернет-магазина должен уметь формировать кассовые чеки в электронном виде и самостоятельно отправлять их покупателям.
На данный момент не все кассы нового поколения обладают такими сервисными возможностями. Таких моделей крайне мало. Многие бизнесмены выходят из положения следующим образом:
устанавливают обычную онлайн-кассу, рядом с которой регулярно находится кассир, который в случае продажи произведет действия на ККТ и направит электронный чек покупателю.
установить аппарат, который имеет возможность настроить его программу так, чтобы он самостоятельно формировал и направлял чек покупателю без взаимодействия с кассиром.
Последний вариант идеально подойдет для торговли через интернет. Ведь оплата может произойти и в праздничные дни, и в ночное время суток. Гораздо выгоднее оборудовать магазин такой техникой, чем оплачивать заработную плату кассиру-операционисту.
Может ли интернет-магазин не выдавать кассовые чеки
Да, такая возможность предусмотрена. ИП или ООО, торгующий через интернет, имеет право не пробивать кассовые чеки в следующих случаях:
Средства поступают через ФГУП «Почта России». Почтовое отделение становится платежным агентом и обязан предоставить плательщику чек. Основание — Письмо ФНС РФ от 24.07.2017 года № ЕД-4-20/14361@.
Продукция отгружается только юрлицам и ИП, платежи зачисляются на расчетный счет. Оптовик не пробивает кассовые чеки. Основание — п. 9 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ.
Продавец работает в местности, где нет устойчивой связи. На основании п. 2 ст. 2 54-ФЗ он может не выдавать чеки вообще.
Важный момент! Все иные торгующие организации обязаны приобрести кассу или арендовать ее. В последнем случае оборудование находится у владельца, арендатор только пользуется им за определенную плату, подключаясь в виртуальном формате.
Преимущество аренды виртуальной кассы
Среди плюсов можно выделить следующие моменты:
не приходится думать, где разместить оборудование, если у интернет-магазина нет офиса;
собственник решает вопросы технического обслуживания, замены фискального накопителя, заключения договора с ОФД;
есть возможность автоматизировать процессы открытия и закрытия кассовых смен, просматривать статистику.
Но при всем этом нужно помнить, что за своевременное оформление кассовых чеков отвечает продавец. В случае несоблюдения требований 54-ФЗ налоговики оштрафуют именно продавца. Ему потом придется уже самостоятельно предъявлять претензии компании-владельцу ККТ. К тому же все равно приходится синхронизировать работу оборудования с учетной программой магазина, например, с 1С.
Что еще нужно знать об аренде онлайн-кассы
Вне зависимости от того, работает ли интернет-магазин с собственной кассой, в том числе виртуальной, или берет ее в аренду, ККТ надлежит поставить на учет в налоговой инспекции. Процедура предполагает соблюдение следующего алгоритма:
оформление КЭП;
выбор арендодателя. Можно обратиться в офис или заполнить заявку на сайте;
получение данных кассового аппарата и информации об ОФД;
заполнение и отправка заявки в ФНС. Личное посещение территориального подразделения не требуется;
получение регистрационных номеров для ККТ. Арендатор передает их собственнику аппарата для введения в память.
После этого остается пробить контрольный чек, и можно начинать торговлю.
Где купить облачную ККМ
Облачный сервис можно встретить у разных компаний. Все центры, оказывающие услугу «Онлайн ККМ», соблюдают закон 54-ФЗ, поэтому арендатору не стоит беспокоиться о законности использования виртуального оборудования.
Как правило, оплата за облачный сервис производится помесячно исходя их количества единиц взятых в аренду ККТ. Средняя цена одной единицы ККМ не превышает 1 500 рублей за месяц использования. Стоимость услуг ОФД включается в ежемесячную стоимость аренды. А фискальный накопитель оплачивается отдельно.
