Отчеты по онлайн-кассам: виды, кому нужны и как сформировать

С кассовыми отчетами работают все предприниматели, использующие онлайн-кассы. Такая документация нужна почти на всех этапах ведения бизнеса — при регистрации ККТ, открытии и закрытии смены кассира-операциониста, закрытии фискального накопителя. В этой статье мы расскажем об особенностях различных видов отчетной документации.

Виды кассовых отчетов

Согласно ФЗ 54, все магазины, включая интернет-магазины, обязаны при использовании онлайн-кассы создавать отчеты независимо от организационно-правовой формы, режима налогообложения компании. При этом должны соблюдаться правила кассовой дисциплины, в противном случае организация обязана выплатить штраф. Например, за превышение лимита остатка кассы или несоответствие фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах.

Отчет о регистрации ККТ

Всем магазинам необходимо зарегистрировать оборудование — подать заявление в налоговую инспекцию. Затем она получает регистрационный номер, который необходимо записать в фискальный накопитель. После этого формируется отчет, его нужно передать налоговой.

В документации должны быть сведения:

• О ККТ, заявленной на регистрацию (перерегистрацию) в налоговой инспекции.
• Об использовании кассовой техники.
• Об автоматических устройствах для расчетов.
• Об операторе фискальных данных, фискальных документах.
• Данные из отчета о регистрации либо перерегистрации.

Зарегистрировать кассовое оборудование можно онлайн. Также можно посетить ИФНС — в этом случае вместе с заявлением необходимо будет представить паспорта регистрируемых касс. Процесс регистрации обычно длится 10 дней. Если вы думаете над тем, какую выбрать онлайн-кассу вы можете обратиться к нам. Мы предложим вам подходящее оборудование, чтобы вы могли принимать оплату онлайн и офлайн в точках продаж. Заказать онлайн‑кассу можно на нашем сайте.

Отчет об изменении параметров регистрации ККТ

Если вы нашли в документах с информацией о регистрируемой кассовой технике ошибку, то после исправления нужно будет сформировать новый отчет. Корректировка нужна и в некоторых других случаях, например, при замене фискального накопителя или при смене ОФД. Документацию также необходимо передать в налоговый орган. Сроки перерегистрации такие же — 10 рабочих дней.

Отчет об открытии смены онлайн-кассы

Смену необходимо открывать до начала фактических операций с ККТ. Сформировать отчет можно вручную, нажав на соответствующую кнопку либо используя сенсорный дисплей, также это можно делать в автоматическом режиме.

Что содержит отчет об открытии смены:

• Наименование, номер фискального документа (или код формы документации).
• Идентификационные данные устройства и кассира.
• Регистрационный номер ККТ.
• Заводской номер ФН.
• Место (адрес) осуществления расчетов.
• Фискальный признак документа.

Теперь можно начинать принимать оплату от клиентов. Обратите внимание: максимальная длительность смены на онлайн-кассе — 24 часа.

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе (ранее z-отчет)

Данный документ должен формироваться при завершении рабочей смены. Это можно сделать в любое время, но обязательно до начала следующей смены.

Содержание отчета о закрытии кассовой смены:

• Название документа и его код формы.
• Версия формата фискальных данных.
• Идентификационные данные пользователя и кассира.
• Адрес, по которому производятся расчеты.
• Время окончания смены.
• Регистрационный номер оборудования, состоящий из 16 символов.
• Количество пробитых за смену чеков, прочих фискальных документов.
• Сообщения о возможных проблемах (например, неотправленные документы).

После закрытия смены данные о продажах остаются в памяти фискального накопителя. Все документы должны поступать в налоговую систему через оператора ФД.

Промежуточный отчет по кассе (х-отчет)

Этот документ помогает контролировать работу кассира и отражает операции, проведенные в течение текущей смены, а также их суммы. Его можно формировать в любой момент и в любом количестве.

Х-отчеты по онлайн-кассам также могут называться нулевыми или утренними. Раньше их нужно было снимать каждое утро, но теперь в этом нет необходимости, так как информация хранится в электронном виде в ЭКЛЗ.

Есть разные виды промежуточной документации — по выручке за текущую смену, выручке по отделам, количеству прошедших через кассу товаров.

Отчет о закрытии ФН

Он требуется в разных случаях — если окончился срок действия ФН, израсходовался объем памяти устройства. Также отчет нужен, если ККТ снимается с учета, меняется владелец кассовой техники. 

Чтобы создать отчет, кассир, работающий с онлайн-кассой должен убедиться, что последняя смена закрыта. Данные об этом должны быть отправлены в налоговую. Затем необходимо подключить ККТ к компьютеру с помощью кабеля USB, сформировать документ о закрытии ФН.

С этого момента касса перестанет создавать новые документы — для продолжения работы нужно установить новое устройство. Купить фискальный накопитель для надежного шифрования и защиты фискальных данных вы можете у нас.

Кассовый чек онлайн-кассы

Кассовый чек подтверждает продажу товара или услуги. Его необходимо выдать покупателю. Помимо бумажных чеков есть электронные, которые потребители получают по e-mail либо в SMS. Магазин также может открыть к нему доступ по ссылке.

Содержание чека онлайн-кассы:

• Сведения о системе налогообложения, которую выбрала организация.
• Признак платежа — продажа либо возврат товара.
• Заводской номер ФН.
• Номер зарегистрированного кассового аппарата.
• Идентификатор фискальных данных и фискальный признак.
• Номер смены.
• Электронная почта или телефон покупателя (если он предоставит данные).
• Адрес сайта для проверки чека.
• Перечень прошедших через кассу товаров, а также их цена.
• Размер НДС.
• Наименование ОФД (и адрес сайта).

В некоторых случаях на кассовом документе может быть указан QR-код. Что касается электронных чеков, то они такую же юридическую силу, как бумажные.

Чек коррекции онлайн-кассы

Чеки коррекции используются для исправления ошибок — например, если оператор случайно провел безналичную оплату как наличную. Он нужен и в ситуациях, когда чек при продаже не был создан. Причины могут быть разными — поломка оборудования, отключение питания.

Кассир должен аннулировать документ, создать чек коррекции. В нем нужно отметить подходящий параметр: «Самостоятельная операция» или «0» (если оператор сам нашел ошибку), либо «По предписанию» или «1» (если нужно исправить документ по указанию налоговой службы). Также нужно указать дату проведения корректируемого расчета, фискальный признак документа из неправильного чека.

Если магазин не корректирует документы с ошибкой, он может получить штраф от налоговой инспекции.

Нужно ли хранить отчеты онлайн-кассы

Фискальные документы подаются в ФНС через интернет. В электронном виде они содержатся в памяти устройства (ФН) 30 дней или дольше. Все автоматизировано — нет необходимости распечатывать и хранить отчеты по онлайн-кассе.

Магазин или частный предприниматель может ускорить формальные процессы, поручив это специалистам. Например, мы предлагаем онлайн‑кассу под ключ. Вам не придется заключать договор с ОФД, самостоятельно регистрировать кассу в ФНС, настраивать оборудование.