Как заменить фискальный накопитель и перерегистрировать кассу в налоговой

Фискальный накопитель (ФН) в онлайн-кассе нужно сменить, если у него закончились срок действия или память. После замены ФН кассу нужно перерегистрировать в ФНС. Рассказываем детально, что и в каком порядке нужно делать.

Нюансы, которые надо выяснить перед заменой

Перед началом работы следует помнить о том, что для перерегистрации в личном кабинете нужна действительная ЭЦП. Так как после замены ФН даётся только 1 рабочий день на перерегистрацию, то позаботиться о наличии действующей подписи следует заранее.

Кроме того, модели ФН 1.0 уже поддерживают формат фискальных данных 1.05. Поэтому владельцу нужно убедиться в том, что касса работает с этим форматом ФД 1.05. Фискальные данные версии 1.0 уже не принимаются налоговой.

Узнать об окончании срока действия ФН можно через ОФД, с которым работает коммерсант, а также из отчёта о закрытии смены. Если до конца срока действия накопителя остается меньше месяца, в отчёте «О закрытии смены» отображается строка «Ресурс ФН менее 30 дней». В случае заполнения объёма памяти ФН на 99 % высвечивается строка «Память ФН заполнена». Как только такие сообщения начнут поступать, лучше запланировать замену кассового аппарата. В обратном случае, то есть при окончании срока действия у ФН, он будет заблокирован, и отчёт «О закрытии ФН» не сформируется.

Что нужно для замены фискального накопителя:

• ключ ЭЦП, чтобы подписать заявление о перерегистрации ККТ в личном кабинете налогоплательщика на сайте налоговой службы;
• новый фискальный накопитель со сроками действия в рамках законодательства РФ.

Как заменить фискальный накопитель

Предприниматель имеет право работать автономно в течение 30 дней для замены фискального накопителя. Но если за 30 дней ФН не будет установлен, то фирма будет оштрафована. Закон не запрещает предпринимателю менять фискальный накопитель самостоятельно. Именно про физическую процедуру замены мы и поговорим ниже.

1. Закройте архив фискального накопителя

Прежде, чем начать процесс, все чеки должны быть сформированы и отправлены в ОФД. Счётчик неотправленных данных должен показывать 0.

Только после этого можно выбрать в меню «Закрыть архив фискального накпоителя». Кассовая машина сформирует отчёт о закрытии и распечатает его на чеке, а электронную версию направит в ОФД.

Раньше, чем это действие будет завершено, вынимать фискальный накопитель нельзя.

2. Установите новый ФН

Поставить или снять фискальный накопитель не сложнее, чем вставить флэшку в компьютер. Тут, вообщем-то, и рассказывать нечего. Кроме того, что если касса опломбирована, то нужно соблюдать условия её вскрытия. Но далеко не все кассы имеют встроенный в корпус накопитель. Чаще всего он расположен так, что достать его можно и без вскрытия корпуса.

3. Перерегистрируйте кассу

С помощью тест-драйвера или на самом кассовом аппарате в меню нужно найти пункт «Перерегистрация» и синхронизировать время начала эксплуатации нового ФН с компьютером. Кроме того, проверьте, чтобы и отклонений с точным временем не было. Имейте в виду, что у разных кассовых машин это разные меню. Но логика везде одинаковая. Выберите причину перерегистрации «Замена ФН» и проверьте все данные. Не забудьте распечатать отчёт.

4. Перерегистрируйте кассу в ИФНС

Перерегистрация кассы в ФНС также необходима. Найдите ваш ККТ в списке, выберите пункт «Перерегистрировать». Заполните нужные данные и отправьте заявление на рассмотрение. Понадобится электронная подпись.

После этого дождитесь появления карточки регистрации в личном кабинете на сайте налоговой.

5. Подтвердите результат

Проверьте новую электронную карточку в личном кабинете на nalog.ru, ведь ФНС могут отказать в перерегистрации. Ну, а если вы получили электронную карточку о перерегистрации ККТ, нужно кликнуть на строку «Карточка регистрации получена», а затем нажать «Завершить перерегистрацию». Готово!

Заключение

Главное что стоит помнить о замене фискальных накопителей:

1. у них разный срок работы, но при этом одинаковый объем памяти;
2. неправильно ввели ИНН или рег. номер при регистрации / перерегистрации → "купили фн";
3. при большом количестве чеков в день срок работы может закончиться раньше указанного;
4. новый кассовый аппарат или владелец = новый ФН.

Купить онлайн-кассу