Что предпринять при выходе из строя кассового аппарата: пошаговая инструкция по работе с чеками и методы предотвращения штрафных санкций

Современные контрольно-кассовые аппараты характеризуются высоким уровнем надежности, однако, как и любая электронная техника, они подвержены техническим неисправностям и программным сбоям. В случае поломки вашей онлайн-кассы вы столкнетесь с невозможностью проведения платежных операций с клиентами, формирования кассовых чеков и, соответственно, отправки сведений о финансовых транзакциях в ОФД. Впрочем, существуют решения таких проблем: необходимо лишь детально разобраться, каким образом осуществлять торговую деятельность при неисправной ККТ и защитить предприятие от финансовых взысканий.

Допустимо ли осуществление деятельности с неисправным кассовым аппаратом?

В данном вопросе ответ категоричен – абсолютно недопустимо.

Невозможность подобной практики регулируется федеральным законодательным актом №54-ФЗ, устанавливающим требование проведения всех расчетных операций с потребителями исключительно посредством ККТ. Указанное требование охватывает практически все коммерческие секторы, предприятия общепита и сферу услуг, за исключением следующих категорий:

• ИП и организаций, освобожденных от необходимости применения контрольно-кассовых устройств с фискальным накопителем согласно статье 2 №54-ФЗ.
• физических лиц и индивидуальных предпринимателей, зарегистрированных в качестве плательщиков налога на профессиональный доход (самозанятых).

Если ваше предприятие не входит ни в одну из перечисленных категорий, оно обязано соблюдать стандартные требования к эксплуатации онлайн-касс и выдаче покупателям чековых документов установленного формата. Несоблюдение данных нормативов может повлечь за собой применение санкций в соответствии с письмом Минфина № 03-01-15/97205 от 09.11.2020. Подобные взыскания обычно представлены административными мерами: индивидуальные предприниматели обязаны выплачивать денежные штрафы в предписанном размере. Однако это влечет не только материальные потери, но и негативно сказывается на функционировании бизнеса, поэтому устранение проблемы с вышедшей из строя онлайн-кассой следует произвести в кратчайшие сроки.

Последовательность действий предпринимателей и юрлиц при неисправности кассового аппарата

При обнаружении неполадок в работе контрольно-кассовой техники первоочередной мерой является немедленное прекращение проведения через нее финансовых операций до полного восстановления функциональности.

Последующие мероприятия определяются спецификой возникшей неисправности. При сохранении возможности включения устройства с выводом сообщения об ошибке можно предпринять попытку самостоятельного устранения неполадки или обратиться к технической поддержке. В некоторых ситуациях достаточно эффективной может оказаться перезагрузка устройства, обновление чековой ленты или настройка интернет-подключения.

Если указанные методы оказались безрезультатными, вероятно, поломка имеет более серьезный характер, что требует обращения к квалифицированным специалистам сервисного центра. Наиболее распространенными проблемами с ККТ являются:

• сбой в передаче информации по чековым операциям в ОФД (игнорирование данной проблемы приведет к автоматической блокировке кассового аппарата через 30 дней);
• техническая неисправность интегрированного термопринтера, препятствующая формированию печатных чеков;
• программные сбои, блокирующие открытие или закрытие рабочей смены;
• нарушение коммуникации между POS-терминалом и фискальным регистратором;
• разрыв интернет-соединения;
• повреждение комплектующих элементов.

Некоторые из перечисленных неисправностей поддаются самостоятельному исправлению – например, завершение текущей смены при превышении 24-часового лимита или применение альтернативных способов подключения к интернет-сети. Однако в большинстве ситуаций необходимо подготовиться к передаче кассового аппарата в сервисный центр для проведения ремонтных работ.

Варианты продолжения коммерческой деятельности в период ремонта кассового оборудования

При возникновении технических неполадок с кассовым аппаратом некоторые из них допускают дистанционное устранение в течение нескольких минут или максимум 1-2 часов. Однако в случаях, требующих продолжительного ремонта с физическим перемещением ККТ, необходимо рассмотреть доступные альтернативные решения. Существует несколько законных вариантов продолжения хозяйственной деятельности.

Временное использование ККТ на условиях аренды

Данная опция предполагает получение онлайн-кассы во временное пользование. Такое соглашение возможно заключить на любой требуемый период, включая краткосрочную аренду. Специалисты рекомендуют обратить внимание на интегрированные тарифные планы и решения, включающие предоставление ККТ с фискальным накопителем и полным спектром сопутствующих услуг – от процедуры официальной регистрации до технической настройки и последующей поддержки.

Выбор готового комплексного предложения позволит незамедлительно возобновить рабочий процесс, исключив временные затраты на подготовительные мероприятия и регистрацию фискального накопителя, которые предусмотрены в базовых тарифных планах. Допускается досрочное расторжение договора аренды, однако в любом случае арендатор обязан компенсировать полную стоимость фискального накопителя. Тем не менее, даже с учетом данного условия, финансовые издержки окажутся значительно ниже убытков, сопряженных с отсутствием кассового оборудования или вынужденной приостановкой коммерческой деятельности до завершения ремонтных работ.

Приобретение резервного кассового аппарата

Альтернативным рациональным решением является покупка дополнительной онлайн-кассы. Аналогично основному устройству, она должна пройти процедуру официальной регистрации, быть оснащена фискальным накопителем и подключена к ОФД в рамках предварительно заключенного договора. Подобное решение может оказаться исключительно практичным – как в контексте расширения бизнес-деятельности и открытия дополнительных торговых точек, так и при непредвиденной поломке эксплуатируемого оборудования. Кроме того, при отсутствии необходимости в дальнейшем использовании такое устройство всегда можно реализовать.

Установление договорных отношений с сервисным центром на комплексное техническое обслуживание

Некоторые сервисные компании предлагают предпринимателям и юридическим лицам расширенный пакет сервисных услуг, предусматривающий экстренную замену кассового оборудования в случае технических сбоев и поломок. В рамках такого соглашения также потребуется приобретение фискального накопителя с последующей установкой согласно законодательным нормам, а также регулярная ежемесячная оплата тарифа повышенной стоимости. Именно по этой причине данный вариант рекомендуется рассматривать как крайнюю меру: на текущий момент аренда или приобретение запасной онлайн-кассы представляются экономически более выгодными альтернативами.

Допустимо ли формирование чеков без использования кассового аппарата?

Все вышеперечисленные алгоритмы действий при выходе из строя ККТ (за исключением наличия резервной, официально зарегистрированной и технически настроенной кассы) не предполагают моментального перехода. К сожалению, как процедура аренды, так и покупка онлайн-кассы потребуют подключения и настройки фискального накопителя и самого технического устройства, что может занять минимум несколько дней.

На специализированных интернет-форумах иногда публикуются рекомендации о возможности ручной фиксации финансовых операций и предоставления бланков строгой отчетности в качестве временной замены кассовым чекам – с последующим формированием корректировочных чеков на отремонтированном кассовом аппарате. Следование подобным советам не рекомендуется, поскольку в настоящее время проведение расчетных операций допускается исключительно с использованием ККМ, за исключением особых ситуаций, к которым ремонт оборудования не относится.

В случае выявления факта проведения расчетных операций в обход онлайн-кассы в ходе внеплановой проверки ФНС, субъекту хозяйственной деятельности грозят штрафные санкции. Для индивидуальных предпринимателей размер штрафа составляет 25-50% от суммы проведенной операции, а для юридических лиц этот показатель увеличивается до 75-100%. Дополнительно, при отсутствии выдачи чековых документов клиентам, штрафные санкции составят 2 тысячи и 10 тысяч рублей соответственно.

Стратегия предотвращения штрафных санкций при неисправности кассового оборудования

В определенных обстоятельствах, если предприниматель осуществлял расчетные операции без применения ККТ и своевременно сообщил о данном факте, назначенное взыскание может быть смягчено или полностью аннулировано.

При выходе из строя кассового аппарата, отсутствии возможности оперативной замены оборудования и проведении части платежных операций альтернативными способами, минуя использование ККТ, необходимо действовать согласно алгоритму, предусмотренному в официальном письме ФНС № ЕД-4-20/24899 от 07.12.2017:

• Оформить и направить обращение в территориальный орган Федеральной налоговой службы.
• В тексте обращения указать объективную причину проведения расчетных операций без применения ККТ (техническая неисправность, сбой в работе), а также документально подтвердить факт восстановления функциональности кассового аппарата на текущий момент.
• Предоставить исчерпывающую информацию о процедуре формирования корректировочных чеков и подробные реквизиты данных чековых документов, сформированных на кассовом аппарате после проведения ремонтных работ.

В соответствии с положениями статьи 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ, штрафные санкции не применяются при соблюдении следующих обязательных условий:

• Индивидуальный предприниматель или юридическое лицо обратились в налоговый орган до момента вынесения официального постановления о совершенном правонарушении.
• Сотрудники ФНС не располагали документально подтвержденными сведениями о факте правонарушения до поступления обращения от субъекта нарушения.
• Предоставленная информация является максимально полной и достоверной для точного установления факта правонарушения и определения его масштабов.

Тем не менее, подобное рискованное поведение не рекомендуется к применению. При отсутствии готовности к приостановке расчетных операций с клиентами даже на непродолжительный период времени, целесообразно заранее позаботиться о приобретении резервного кассового оборудования.

Алгоритм действий с чеками, не отправленными в ОФД

При временной потере интернет-соединения между кассовым аппаратом и оператором фискальных данных нет оснований для беспокойства: передача чековой информации произойдет автоматически сразу после восстановления связи. Однако при возникновении иной технической неисправности, особенно во время проведения расчетной операции, передача данных операторам может быть нарушена. В подобных ситуациях рекомендуется следующий порядок действий:

• Незамедлительное информирование технических специалистов сервисной службы о произошедшем инциденте.
• Сотрудники сервисного центра осуществляют процедуру извлечения информации о платежных операциях из фискального накопителя.
• Владелец кассового аппарата направляет полученные данные в территориальный орган ФНС вместе с сопроводительным пояснительным письмом.

Дополнительно следует отметить важность своевременного уведомления контролирующих органов о вынужденном простое кассового оборудования в случае временной приостановки предпринимательской деятельности – с целью исключения подозрений в сокрытии выручки от налогообложения.

Технические неисправности или программные сбои в функционировании кассового аппарата представляют собой серьезную проблему, требующую максимально оперативного решения с минимизацией негативных последствий для бизнес-процессов. Тщательно проанализируйте возможные варианты действий в подобных ситуациях, будь то временная аренда кассового оборудования, приобретение резервной ККТ или заключение договора на комплексное техническое сопровождение с проверенной сервисной компанией.

Обеспечьте бесперебойность вашего бизнеса с нашим комплексным предложением "Онлайн-касса под ключ"! Мы предоставляем полный спектр услуг – от подбора оптимальной модели кассового аппарата до регистрации в налоговых органах, настройки и технического обслуживания. Наше решение гарантирует непрерывность ваших торговых операций даже в случае непредвиденных технических сбоев, благодаря оперативной замене оборудования и профессиональной технической поддержке. Защитите свой бизнес от простоев и штрафных санкций, доверив управление кассовой техникой опытным специалистам.