Какие бывают кассы для бизнеса, чем отличаются и какую купить

В реестре кассовых аппаратов больше 200 моделей, поэтому подобрать подходящую кассу для бизнеса бывает непросто. В этой статье расскажем, какие бывают кассовые аппараты, чем они отличаются, на что смотреть при покупке кассы для бизнеса и что будет, если работать без кассы.

Обязательно ли работать с онлайн-кассой

По 54–ФЗ почти все предприниматели должны установить в торговых точках кассовые аппараты нового образца — онлайн-кассы. 

Если работать без кассы, налоговая оштрафует. Минимальная сумма штрафа для ИП составляет 10 тысяч рублей, максимальная — половина от суммы расчетов, которые прошли мимо кассового аппарата. Юрлицо платит больше: минимум 30 тысяч рублей, а максимум — ¾ от суммы продаж без кассы. За рецидив могут запретить заниматься бизнесом на 90 суток. 

Есть некоторые категории бизнеса, где пока что можно пользоваться старыми кассами или работать вообще без кассы, например:

• продажа газет в киоске,
• ремонт обуви, 
• уход за пожилыми людьми.

Онлайн-касса не нужна плательщикам налога на профессиональный доход, или просто «самозанятым». Самозанятые тоже могут оказывать услуги, в том числе бизнесу, но чеки формируют не на кассовом аппарате, а в мобильном приложении «Мой налог». Электронный чек из приложения можно отправить заказчику по почте или в мессенджере — касса для этого не нужна.

Касса — это также способ автоматизировать бизнес. Например, кассовый аппарат может собирать статистику по точкам продаж в личном кабинете. Предприниматель в любой момент может посмотреть, какие точки и продавцы работают хорошо, а какие — хуже. Поэтому и предприниматели, которые имеют право работать без кассового аппарата, и самозанятые могут установить кассу по желанию, чтобы лучше контролировать эффективность бизнеса.

Какие кассы сейчас покупают предприниматели

Современные кассы отличаются от тех, что были 5–10 лет назад — теперь они сами передают сведения о продажах. Налоговый инспектор может обратиться к оператору фискальных данных, который хранит чеки, и получить информацию о реальных продажах через кассу. Если суммы в чеках, полученных от оператора, не совпадают с цифрами в декларации — это повод для проверки. 

Такая схема работы возможна благодаря фискальному накопителю — это устройство внутри кассового аппарата, которое заменяет ленту. Раньше нужно было носить ленту в налоговую, а сейчас фискальный накопитель сам передает данные. Накопитель записывает информацию так, что ее нельзя отредактировать, шифрует чек и отправляет оператору фискальных данных.

_{В руках у кассира — фискальный накопитель, который отвечает за шифрование и передачу чеков. Накопитель работает 15 или 36 месяцев в зависимости от модели — потом его нужно менять. Фото с сайта clip-clap.ru}

Сегодня все кассовые аппараты работают по этой схеме и передают информацию о продажах онлайн. Поэтому такие кассовые аппараты часто называют «онлайн-кассами». Госдума сделала исключение только для магазинов в труднодоступной местности, где просто нет связи — им можно купить кассу старого образца. 

Критерии выбора кассы

Место расчетов. Если принимаете оплату на сайте, подойдет облачная касса. Если у вас торговая точка, кафе или сервис, можно купить кассу, которая будет находиться на предприятии.

Автоматизация бизнес-процессов. Некоторые кассовые аппараты можно подключить к системам автоматизации и аналитики.

Размер кассы. Все просто: если места мало, подойдет переносная касса, а если много, можно купить смарт-терминал или стационарную кассу.

Температура эксплуатации. Автономные онлайн-кассы наиболее устойчивы к морозам, поэтому если ваша торговая точка на улице или в прохладном помещении, подойдет именно такая касса.

Наличие аккумулятора. Если принимаете оплату за пределами торговой точки, нужно купить кассу с аккумулятором. Перед рабочим днем ее нужно зарядить, а потом можно использовать до конца смены.

Проходимость торговой точки. Для обслуживания большого потока покупателей обычно используют стационарные кассы. Для небольшого предприятия подойдет и мобильный кассовый аппарат.

Виды кассовых аппаратов

По виду аккумулятора кассы делятся на мобильные и стационарные:

• Мобильные работают от аккумулятора. Их используют, например, водитель такси, чтобы принять оплату у клиента по карте, или официант, чтобы рассчитать гостей у их столика. Такие кассовые аппараты легкие и удобно лежат в руке, но их постоянно нужно ставить на зарядку — иначе не получится рассчитать клиента.
• Стационарные работают от сети. Чтобы касса могла проводить платежи, нужна розетка. Стационарные кассы обычно стоят в крупных торговых сетях, где большой поток посетителей, которые расплачиваются в одном и том же месте — «на кассе».  

По автономности кассы бывают, собственно, автономные и неавтономные:

• Автономные кассы работают без привязки к какой-либо технике, например, компьютеру или планшету. Кассир может проводить на такой кассе платежи «как есть», без дополнительного программного обеспечения.
• Неавтономные кассы работают только в паре с компьютером или планшетом. Чтобы касса работала, рядом должна быть включенная техника. У таких аппаратов нет экрана, поэтому все операции выполняются с компьютера. Редактировать каталог товаров тоже можно только с компьютера или планшета. 

По объему памяти кассы тоже различаются: если у вас большой интернет-магазин, может получиться так, что касса не сможет уместить весь ассортимент товаров. Обычно в стационарных кассах больше всего памяти, а в мобильных — сравнительно мало. 

По типу подключения к интернету кассы могут работать по вай-фаю или через сим-карту. Интернет через сим-карту не всегда хорошо работает в помещении. А если касса работает только через вай-фай, может быть трудно принять оплату на улице, например, на летней террасе кафе. 

Какую купить кассу — зависит от потребностей бизнеса. Дальше рассмотрим самые популярные кассовые аппараты и расскажем, какому бизнесу они подходят.

Стационарная касса

Пользоваться такой кассой удобнее всего — большой экран 11,6 дюймов помогает быстро находить нужные товары и обслуживать покупателей, не создавай очередей. Самые популярные товары можно добавлять на горячие клавиши, чтобы не тратить время на поиск ходовых позиций. 

К стационарной кассе легко подключить дополнительное оборудование, например, денежный ящик для налички, сканер штрихкодов или несколько мониторов, если в магазине не один кассир. В стационарной кассе установлен принтер чеков, поэтому не придется часто менять чековую ленту. 

Касса может принимать оплату и онлайн — ничего дополнительно докупать не нужно. Пока кассовый аппарат стоит в торговой точке, через него могут проходить платежи с сайта. 

Кому подходит: такие кассовые аппараты обычно используют в розничной торговле, например, в магазине одежды или супермаркете. Но кассу можно установить в любую торговую точку, если для нее есть достаточно места.

_{Стационарная касса занимает довольно много места на столе, зато с ней удобно работать}

Мобильная касса

Главное преимущество мобильной кассы — компактные размеры. Это позволяет вашим сотрудникам брать кассовый аппарат с собой, например, чтобы принимать оплату у клиентов на дому. Касса может подключаться к интернету через вай-фай или сим-карту, принимать оплату можно в любой точке страны, где есть интернет.

Минус — работает от аккумулятора, а значит, нужно следить за уровнем заряда батареи. Обычно достаточно заряжать кассу раз в день или два. 

Мобильная касса может одновременно принимать платежи в торговой точке и онлайн — на сайте или в соцсетях. Если купить кассу в Модульбанке, ее можно интегрировать с системами учета, и тогда информация продажах в точках и с сайтов будет поступать в один личный кабинет. Можно сравнить, где и в какое время лучше продаются товары, обнаружить точки роста бизнеса.

Кому подходит: бизнесу, где нет лишнего места для громоздкого оборудования, или где нужно принимать оплату вне стойки кассира, например, у столика в ресторане или при курьерской доставке. Также подходит для торговли и оказания услуг в интернете.

_{Мобильная касса легко умещается в руке — ее можно взять с собой. Фото: TAdviser.ru}

Смарт-терминал

Терминал сочетает плюсы стационарной и мобильной кассы. Это планшет с сенсорным экраном, в котором есть встроенный принтер чеков. К терминалу можно подключать дополнительное оборудование, как и к стационарной кассе: ящик для денег, сканер штрих-кодов, эквайринг. 

Однако смарт-терминал не получится брать с собой из-за его габаритов. Поэтому принимать оплату от клиентов можно только на кассе. 

Кому подходит: обычно смарт-терминал устанавливают в небольшом общепите или розничной торговой точке с невысокой посещаемостью. 

Облачная касса

В случае с облачной кассой сам кассовый аппарат находится в дата-центре, а предприниматель получает возможность принимать платежи и выдавать чеки в соответствии с 54–ФЗ. Принимать оплату можно по картам на сайте, в приложении или в мессенджерах, а все платежи проходят через банк, где предприниматель оформил услугу. 

Кому подходит: начинающим предпринимателям, которые работают онлайн и не хотят закупать дорогостоящее оборудование — кассовый аппарат и фискальный накопитель. 

_{Облачную кассу легко подключить, а все поступления отображаются в личном кабинете банка, где оформлена услуга}

Иногда в кассе нет встроенного модуля эквайринга, и покупатели не могут расплачиваться картой. В этом случае нужно приобрести эквайринговый терминал, а проще всего купить кассу со встроенным эквайрингом.

Что нужно купить помимо кассы

Касса шифрует и передает чеки с помощью фискального накопителя. Это небольшое устройство, которое находится внутри кассового аппарата. 

Обычно фискальный накопитель не входит в стоимость кассы. За него нужно отдельно заплатить 9–14 тысяч рублей, плюс еще три тысячи за договор с оператором фискальных данных. 

Через 15 или 36 месяцев фискальный накопитель нужно заменить. Как выглядит процесс замены:

• закрыть архив старого фискального накопителя;
• сформировать отчет о перерегистрации;
• активировать новый накопитель на кассе;
• подготовить отчет о регистрации;
• заново зарегистрировать кассу в налоговой.

Если пользуетесь облачной кассой, фискальный накопитель не нужно самостоятельно устанавливать в кассу. Обслуживаем техники занимается компания, с которой заключили договор на облачную кассу.

Большинство кассовых аппаратов можно подключить к облачным системам товароучета. Это поможет лучше контролировать эффективность бизнеса: следить за спросом, остатком товара в точке и на складе, анализировать посещаемость, проводить акции и запускать программы лояльности.

Как правильно, эти системы платные — стоит заложить на них от нескольких сотен до нескольких тысяч рублей ежемесячно. Если бизнес небольшой, можно обойтись без дополнительных расходов на учет.

Заключение

Онлайн-касса нужна большинству предпринимателей. Если работать без кассы, придется платить штрафы — от 10 тысяч рублей до ¾ от суммы платежей, которые прошли мимо кассового аппарата. Некоторым категориям бизнеса можно работать без кассы, например, овощной палатке или газетному киоску. 

Чтобы купить кассу, сначала нужно узнать потребности бизнеса. Есть несколько видов кассовых аппаратов, у каждого свои плюсы и минусы. Например, переносная касса отлично подходит для ресторана, но ее нужно заряжать раз в два дня или чаще. Чтобы подобрать подходящий кассовый аппарат, можно позвонить в «Модулькассу» и рассказать о своем бизнесе. Консультант предложит несколько вариантов касс на выбор.

Помимо кассы нужно купить фискальный накопитель. Без фискального накопителя касса не будет работать. Накопитель нужно менять раз в 15 или 36 месяцев. Это можно делать самостоятельно, а можно поручить специализированной компании или банку, в котором открыли расчетный счет.

Купить онлайн-кассу