Правительство ввело требование, согласно которому каждая организация должна установить верхнюю планку на сумму наличных, которая может оставаться в кассе на момент закрытия предприятия. Это делается для того, чтобы обезопасить организации от возможного ущерба в результате ограбления и других непредвиденных обстоятельств. Руководителем учреждения издаётся приказ, которого должны придерживаться сотрудники. Все суммы, превышающие установленный предел, размещаются на банковском счете.
Данные правила распространяются на организации как крупного, так среднего бизнеса, выполняющие операции с наличными средствами, и мы расскажем, как следует определять эти предельные значения на 2023 год.
Что такое лимит кассы
Это максимально допустимая сумма наличных, хранящаяся в физической кассе компании к концу рабочего дня. Например, если у вас есть онлайн-касса для вашего бизнеса, и вы подключили к ней денежный ящик, то предельное значение относится только к деньгам, которые находятся в этом ящике.
Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. No 3210-У регламентирует процесс принятия решения об установлении предельного значения денежных резервов. Несмотря на отсутствие прямого законодательного распоряжения, в организациях принято ежегодно утверждать новый лимит.
Если в деятельности организации нет изменений, которые могли бы повлиять на величину денег в кассе, то корректировка не требуется, и приказ может быть издан только один раз. Однако если произошли изменения, влияющие на движение денежных средств и ежедневное поступление денег в кассу увеличилось, то стоит обновить лимит, не дожидаясь конца года.
Чек-лист для предпринимателя, чтобы избежать штрафа за нарушение кассового лимита
Кто должен соблюдать лимит кассы
Компании, входящие в секторы среднего и крупного бизнеса, должны соблюдать требования, описанные в статье 4 Закона No 209-ФЗ, и определить предельное значение наличных в кассе. Процесс расчета и утверждения этого показателя должен быть строго соблюден данными организациями в соответствии с нормами и правилами.
Как рассчитать лимит кассы
Пошаговый алгоритм:
- Составляется нормативный документ, в котором излагаются порядок и формулы расчета лимита кассы.
- Рассчитайте величину по формулам (о них — дальше в статье). Компании, только начавшие вести деятельность, могут придерживаться показателей на основании прогнозов, но через месяц их необходимо корректировать на основании реальных данных.
- Рассчитанная сумма заносится в приказ об установлении лимита остатка кассы организации. В нем также указываются расчёт и сумма средств; дата вступления его в силу, фамилии ответственных за соблюдение и учет лимита и период действия приказа. Подпишите приказ от лица директора компании.
- Ознакомьте с приказом персонал, задействованный в работе с кассой. Для этого необходимо подготовить индивидуальный информационный лист, который подписывается сотрудниками организации.
- Пересчитывайте максимальную сумму наличности ежеквартально или помесячно и получайте подтверждение от главного бухгалтера о корректности остатка в кассе. Это обеспечит наличие доказательств в случае аудита.
Переиздание приказа может потребоваться в случае изменения максимальной суммы наличности или истечения срока действия. Все приказы и регулярные пересчеты должны соответствовать установленным нормам подготовки документов.
По выручке
Рассчитать верхнюю планку можно по объему допустимых наличных денег в кассе. Вот как выглядит формула: Лим = Оп/Pп × П.
- Лим – кассовый лимит;
- Оп – объём поступлений наличности в кассу за расчётный период;
- Pп – расчётный период, максимум — 92 дня;
- П – среднее число дней между инкассациями или самостоятельной сдачей наличности в банк.
По наличным
Если необходимо рассчитать объём выдачи наличных, то формула будет следующей: Лим = Ов/Pп × П.
- Лим – искомый лимит;
- Ов – объём выданной наличности за период (за вычетом ФОТ);
- Pп – расчётный период, до 92 дней;
- П – среднее количество дней между получением наличных в банке.
Число дней, когда полученные средства должны быть доставлены в банк, составляет 7 суток. Если организация действует в населенном пункте, где нет банковских отделений — максимальный интервал будет равен 14 дням.
Обе формулы взяты из указания ЦБ РФ, поэтому подходят для расчета кассы. Выбирайте ту формулу, с которой удобнее всего работать вашему главбуху. Неважно, работаете ли вы только с наличными или пользуетесь эквайрингом для бизнеса — формулы не меняются.
Кассовая дисциплина при онлайн-кассах в 2023 году
Управление денежными средствами подразумевает соблюдение правил проведения финансовых операций, в том числе установление лимита наличных платежей. Это касается не только коммерческих предприятий, но и любых других организаций, имеющих дело с деньгами (выплата заработной платы, погашении кредитных обязательств или банковских вкладов).
Начиная с 2018 года, все ООО и ИП обязали применять онлайн-кассы при наличных покупках, кроме зарегистрированных в Патентной Системе Налогообложения (ПСН), действующих по системе Единого Налога на Вмененный Доход (ЕНВД), а также услуги в области вендинга. К 1 июля 2019 года предприниматели, зарегистрированные на ЕНВД и ПСН без работников, обязаны использовать онлайн-кассы.
Работодатель должен установить кассовый аппарат в течение месяца с момента заключения договора о принятии сотрудника на работу до этой даты.
Раньше за соблюдение отвечали финансовые организации. Затем эту обязанность взяла на себя Федеральная налоговая служба (ФНС). В частности, ее региональные подразделения выполняют эту обязанность.
Если при проверке организации инспекторы замечают, что на нем нет подписанного документа об установлении лимита кассы, то сумма автоматически устанавливается равной нулю. В таком случае, в конце каждого дня все наличные сдаются в банк, если окажется, что была ошибка в расчетах. Чтобы избежать штрафов, следует по возможности избегать подобных ситуаций.
Срок действия приказа о кассовом лимите законодательно не определен, однако рекомендуется пересчитывание лимита каждый квартал, а срок не превышал 92 дней.
Образец приказа для утверждения лимита кассы на 2023 год
В 2023 году приказ оформляется исключительно на бумаге — обязателен номер, полное название организации, дата подписания. Если приказ подготовлен индивидуальным предпринимателем, нужно прописать ФИО.
В начале документа отражается обоснование для приказа. В нашем случае это указание Центробанка о порядке ведения кассовых операций.
Затем идет суть приказа — в ней указывается лимит кассы и человек, ответственный за соблюдение предельного значения суммы. Обычно это главный бухгалтер, также можно назначить любого бухгалтера или генерального директора.
К приказу нужно приложение, в котором будут описаны формулы. Сами формулы мы упоминали выше.
Пример документа об установлении лимита остатка кассы. Существенные условия: величина и ответственное лицо
Также лимит можно отменить — например, если ваша компания перестала быть обязанной вводить его по закону. Для отмены тоже используется приказ, схема его составления примерно та же.
В приказе на отмену уже нет ответственного лица — потому что не за что отвечать
Штраф за превышение лимита наличных в кассе
Региональные управления Федеральной налоговой службы следят за соблюдением правил применения кассовых аппаратов на предприятиях. К этому вопросу подходят серьезно, и если в компании не установлено ограничение, то оно будет приниматься за нулевое. Это означает, что все средства, полученные через кассу, в обязательном порядке сдаются в банковское учреждение. Несоблюдение этого правила или превышение в 2023 году влечет за собой наложение штрафа.
Статья 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусматривает штраф за несоблюдение ограничений денег в кассовом аппарате: 4–5 тыс. руб. для ФЛ и 40–50 тыс. руб. для ЮЛ (штраф может быть наложен как на руководителя, так и на бухгалтера).
Часть 3 статьи 4.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях гласит, что штраф за ошибки в применении онлайн-кассы для ИП и ООО может быть наложен в течение 1 года со дня совершения нарушения. Однако недавно Верховный суд РФ в своем определении No 309-ЭС22–18349 установил, что любое нарушение данной нормы должно оцениваться по ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ, из которой следует, что компания может быть подвергнута санкциям уже в течение 2х месяцев со дня совершения указанного правонарушения.
Кроме того, данное правило не распространяется на дни, когда производятся массовые выплаты сотрудникам, такие как заработная плата, премии, оплачиваемые отпуска, а также на выходные и праздничные дни, когда банки не работают. В таких случаях предприятие может превысить лимит, не подвергаясь при этом штрафным санкциям, однако все излишки должны быть переведены обратно в банк в течение 24 часов.
