Предлагаем рассмотреть, что это такое ERP-системы простыми словами. Они предназначены для планирования ресурсов, ускорения процессов, которые ведутся в бизнесе. С их помощью можно снизить негативное влияние человеческого фактора и оптимизировать функционирование компании, внутри которой много отделов, подразделений и сотрудников. Некоторые организации понимают, что им требуется все систематизировать. Чтобы понять, нужно ли это вашей фирме, стоит разобраться, что это и как этим пользоваться.
Что такое ЕРП-системы
ERP-система — это программный комплекс для управления компанией. Такая система хранит и связывает между собой данные обо всех бизнес-процессах: чаще всего это продажи, бухгалтерия, производство, склад, закупки, управление персоналом и проектами.
ERP расшифровывается как Enterprise Resource Planning. В переводе с английского — планирование ресурсов предприятия. Здесь может возникнуть путаница. Термин ERP означает принцип, стратегический подход. Он предполагает, что данные всей экосистемы бизнеса нужно собрать в одном месте. ERP-система — программное обеспечение, созданное для этой цели.
ERP-системы решают несколько задач. Они позволяют специалистам и менеджерам получать информацию из других структур бизнеса, автоматизируют процессы и снижают трудозатраты. С их помощью можно получать продвинутую бизнес-аналитику. Подробно пользу от ERP-систем мы разбираем в этом разделе.
ERP используют преимущественно крупные и средние компании, малый бизнес внедряет этот инструмент реже. Во-первых, потому что ERP-система — дорогой продукт. Во-вторых, в небольшой компании такая система может не ускорить, а замедлить работу. Тогда она не оправдает затрат.
Самые популярные в России ERP-системы разработаны компаниями 1C, Microsoft, SAP и «Галактика». Эти корпорации производят и другие продукты для бизнеса, которые важно не путать с ERP. Если в компании «работают с 1С», речь может идти не о ERP, а о бухгалтерской программе.
Интерфейс 1С:ERP
Самая сильная потребность в ERP — у крупных и растущих компаний с упором на производство и торговлю. Им нужно обрабатывать большие объёмы информации и связывать работу многочисленных отделов. Однако крупный бизнес может обойтись и без ERP-системы. Вместо неё можно использовать несколько специализированных программ и собственные методики.
По информации TAdviser, 15,4% всех установленных в России ERP-систем приходится на торговлю. Также значительные доли ERP-рынка — у машиностроения (9,7%), строительства (8,1%) и пищевой промышленности (6,5%).
История
Первые системы, которые должны были помогать следить за ресурсами, появились еще в 1960-х годах. Одна из наиболее эффективных называлась MRP, ее использовали для того, чтобы планировать и распределять материалы и сырье. Это ПО было дорогостоящим, но вместе с тем неповоротливым и громоздким. Для ее работы требовалось много специалистов, но вместе со всеми неудобствами ее использовали до 80-х годов, как единственно рабочую.
В 1983 году изобрели MRP II, которая стала модульной и захватила уже больше ключевых производственных процессов. Сюда входили:
- планирование;
- закупка;
- управление договорами;
- спецификация.
Вместе с ней стали понимать, как правильно через программное обеспечение управлять информацией и увеличивать эффективность. Стало проще планировать, появилась возможность сократить запасы на складах и минимизировать отходы.
Но работала она недолго. Уже в 1990 году аналитики создали ERP, в которой позже выделили CRM для внешних взаимодействий и PLM для внутренних циклов.
Как устроены ERP-системы: «скелет» и модули
Такие системы состоят из трёх больших частей.
Платформа — это программная среда для операций, «скелет системы». В неё входят базовые функции и справочники по работе с системой.
Модули — компоненты, которые компании выбирают и подключают исходя из своих задач. Модули управляют разными отраслями внутри бизнеса: есть модули для производства, финансов, поставок и так далее. Каждый модуль можно легко соединить с другими.
База данных — это серверное хранилище и набор инструментов для обработки информации. Здесь хранятся данные, которые потом расходятся по модулям. Примеры таких данных — финансовые документы, материалы производственной базы знаний.
Модульный принцип позволяет компаниям собирать ERP-системы под свои задачи. Систему можно внедрять поэтапно, добавляя новые компоненты. ERP-системы сложны и стоят дорого, но модульный принцип делает их более гибкими.
Интерфейс ERP-системы Microsoft Dynamics
Давайте посмотрим, какие модули самые распространённые.
- Бухгалтерия, финансы. Нужен для финансового анализа, оценки текущего состояния и будущих перспектив. Модуль позволяет создавать и хранить финансовые документы, такие как платёжные квитанции и налоговые отчёты.
- Управление персоналом. Включает кадровый учёт, расчёт зарплаты, составление рабочих графиков, учёт рабочего времени и другие инструменты для HR-менеджмента.
- Поставки. В этом модуле — управление закупками, отношения с поставщиками, логистика, анализ и прогноз спроса внутри компании. Помогает оптимизировать закупки и вовремя получать всё, что нужно для производства и других подразделений компании.
- Производство. Полная информация о производстве в реальном времени. Модуль может показать, например, запасы сырья и загрузку оборудования. Он нужен, чтобы спланировать и оптимизировать процессы: найти узкие места, расставить заказы по приоритетности, связать работу нескольких цехов.
- Управление проектами. Бюджетирование, контроль сроков и задач, работа с портфелями проектов, планирование потребностей в трудовых ресурсах и другие инструменты, которые нужны для проектного менеджмента.
- Управление складом. Отслеживает запасы, местоположение товаров, сроки доставки, упаковку, отгрузку и другое. Помогает спланировать движение товаров, трудозатраты и объём заказов у поставщиков.
Эти модули можно назвать базовыми. Они позволят выстроить документооборот, производство и другие критичные для бизнеса процессы. Разработчики создают модули и для других задач: «техобслуживание и ремонт оборудования», «управление качеством», «автотранспорт» или «полиграфия». Существуют специфические отраслевые модули — например, для птицеводства.
Как понять, когда компании нужна ERP-система
Из практики применения ERP можно выделить несколько признаков, которые указывают на то, что компании пора внедрить систему управления:
- Дефицит данных для эффективного управления. Чтобы принимать качественные управленческие решения, необходимо своевременно получать полные, достоверные и актуальные сведения о работе предприятия. Но это сложно сделать, когда важная информация находится у разных ответственных лиц или отделов, нет чётких регламентов для ее сбора. В результате данные поступают с задержкой. ERP-система централизует информационные потоки, собирает все значимые сведения в единой актуальной базе.
- Использование устаревших технологий. На современном рынке успех бизнеса во многом зависит от уровня его цифровизации. Если значительная часть процессов до сих пор выполняется вручную, а каждый отдел работает обособленно, это негативно отражается на результатах деятельности и продуктивности предприятия.
- Сбои в работе из-за плохой интеграции информационных систем. Разные программы сложно объединить в одну систему, так как они имеют различные требования к формату данных, их обработке и использованию. Иногда это невозможно сделать из-за разных языков программирования или принципов работы. Подобные проблемы с интеграцией усложняют обмен информацией между отделами.
- Недовольство обслуживанием со стороны клиентов. ERP автоматизирует процессы взаимодействия с клиентами и тем самым способствует повышению качества обслуживания в компании.
Несмотря на все плюсы, ERP-система нужна не всякому бизнесу. Прежде чем принимать решение о начале проекта, следует оценить объемы обрабатываемой информации, уровень компетентности сотрудников, возможность формализации текущих процессов.
ERP-системы, которые наиболее популярны в России:
- 1С:ERP Управление предприятием
- SAP ERP
- Dynamics 365 for Finance and Operations
- Oracle ERP
- Парус
Зачем ERP-системы бизнесу: прозрачные процессы, меньше ошибок
Интерфейс ERP-системы SAP
Мы перечислили боли, от которых бизнес хочет избавиться с помощью ERP‑системы. Сейчас мы посмотрим на пять главных позитивных результатов.
Прозрачные процессы и удобная совместная работа.ERP централизует данные и делает их доступными для всех сотрудников. Например, с помощью такой системы инженер строительной компании отследит запасы материалов и запланированные поставки.
Оптимизация отчётности и планирования. С ERP-системой в организации появится унифицированная система документов. На основе этих документов можно создавать отчёты и строить аналитику. Можно сравнивать работу разных отделов без сведения многочисленных таблиц.
ERP-система позволяет контролировать обороты и план-факт денежных поступлений. Кроме того, ERP поможет соблюдать нормативные требования к документации: можно задать требования в системе, и сотрудники будут заполнять документы по шаблонам.
Автоматизация и экономия времени. ERP-решение автоматизирует повторяющиеся процессы. Команды избавятся от рутины. Они смогут сосредоточиться на задачах, которые влияют на доход компании.
Высокая степень защиты данных. ERP-системы предлагают высокий уровень безопасности. Они обеспечат централизованное резервное копирование важных и конфиденциальных данных.
Улучшенный клиентский сервис. Информация о клиентах будет централизована, ERP автоматизирует маркетинг и обслуживание клиентов. Отделам продаж и сопровождения будет проще работать с покупателями.
Недостатки ERP-систем: почему это решение не для каждого
Проблемы ERP-систем связаны в основном с тем, что такие программы — масштабные и сложные. Вот самые важные недостатки:
- Высокая стоимость. Дорого стоит не только сам программный комплекс, но и его внедрение и обслуживание. Если назвать приблизительную цифру, то это полмиллиона рублей в месяц и больше.
- Долгое внедрение. Крупной компании на это может потребоваться от шести месяцев до трёх лет.
- Потребность в обучении сотрудников. Им сложно осваивать ERP-решения. Чтобы ERP-система работала, сотрудникам потребуются тренинги. При этом часто у них нет мотивации и энтузиазма.
- Сопутствующие затраты. Компаниям часто приходится обновлять оборудование, чтобы работать с ERP.
- Сложная интеграция уже имеющихся данных. Информацию из предыдущих систем в ERP не всегда можно перенести легко и без потерь.
В чём отличия ERP от CRM?
CRM — знакомое менеджерам и маркетологам решение. Бизнес использует и ERP, и CRM для автоматизации, экономии времени и управления. Но назначение этих систем — разное.
Основная цель CRM — обработка лидов и управление информацией о клиентах. CRM хранит данные о сделках и заявках, а также всю историю переговоров. В системе можно посмотреть информацию о покупках, звонках, переписке, счетах и многом другом.
CRM-система автоматизирует все этапы продаж. С автодействиями менеджер не забудет о звонке или письме клиенту. А ещё — сэкономит время на подготовке предложений, счетов и актов. Кроме того, с помощью CRM можно создавать отчёты об эффективности продаж, оценить работу отделов или сотрудников.
Фокус ERP — планирование, контроль ресурсов предприятия и организация труда. ERP нужна, чтобы объединить все структуры компании и согласовать работу отделов. В системе находится единая база данных. Достаточно внести информацию один раз, и она будет доступна всем.
Таким образом, ERP-система сфокусирована на сокращении затрат и оптимизации процессов. Цель CRM — рост прибыли за счёт продаж.
Некоторые CRM-системы добавляют в свою функциональность модули, которые раньше можно было встретить только в ERP. Так они комбинируют функции CRM и ERP. Например, облачная система Flowlu позволяет подключить и связать между собой модули для работы с клиентами, для финансового менеджмента и планирования, для управления проектами и знаниями компании.
Пример меню Flowlu — системы на стыке CRM и ERP
Комбинированные системы не совсем соответствуют классическому представлению о CRM, и при этом им не хватает обширных процессов ERP. Комбинированные системы интересны компаниями, которым мало возможностей простых CRM, но они не готовы подключать ERP. Бизнесу с 40 сотрудниками может быть достаточно функций комбинированной CRM, но для корпорации с тысячами работников уже нужна ERP.
Где взять ERP-систему для предприятия
Есть три способа получить ПО, которое будет помогать планировать ресурсы.
- Создать собственный продукт. Если писать все полностью самостоятельно, есть риск получить неработоспособный материал с множеством ошибок, которые во время функционирования создадут большие проблемы.
- Купить готовую платформу. Если сделать правильный выбор и заказать донастройку, то получится типовое ПО, но отлично работающее с вашими задачами. Здесь придется просить о постоянной или регулярной поддержке разработчика.
- Заказать разработку профессионалами. Это дороже, но есть вероятность получить результат, который будет полностью подстроен под желания и потребности бизнеса. Стоит учесть, что только 20% от всех созданных отечественных разработок нашли применение в компаниях. Есть риск получить не самый качественный продукт по очень высокой цене.
Какими бывают ERP: обзор популярных систем
Российские ERP отличаются от западных как по цене, так и по функциональности. Расчёт стоимости для каждой системы уникален: итоговая цена может зависеть от числа пользователей, функциональности и других факторов. Но в среднем цена на российские ERP ниже. Стоимость 1С:ERP стартует с 432 тысяч рублей — это единоразовый платёж. Зарубежную систему можно взять в аренду от 650 тысяч рублей в месяц.
Функциональность российских ERP в целом проще. На мировом рынке популярно понятие Intelligent ERP — это сочетание искусственного интеллекта, блокчейна и массивных наборов данных. «Разумная ERP» ориентирована на пользователя, облачные технологии и интернет вещей. Российские ERP-системы более «лаконичны». Экспертный рейтинг этих систем говорит о том, что российские пользователи выбирают стандартную функциональность.
ERP отличаются по типу лицензии. Они бывают проприетарными, то есть с закрытым исходным кодом, и с открытым кодом — open-source. Системы с открытым кодом можно дорабатывать под нужды компании самим. Проприетарные ERP самостоятельно модифицировать нельзя.
Есть три формата поставки ERP-систем:
- Коробка — программу покупают один раз и устанавливают на серверы компании.
- Облако — разработчик предоставляет онлайн-доступ к решению по подписке.
- On-premise — систему устанавливают на серверы компании, но работает она только по подписке.
Все перечисленные ниже ERP-системы можно приобрести в любом формате. Кроме «Галактики» — у неё пока нет облачного решения.
1С:ERP. Отечественный продукт со множеством модулей и отраслевых решений. Внутри — объёмная функциональность для управления, в том числе промышленным производством. Пользователи отмечают такие преимущества системы, как скорость обработки заявок, автоматическое начисление заработной платы сотрудникам и удалённая постановка задач.
Microsoft Dynamics. Простая кастомизация, то есть настройка под нужды компании. Систему легко интегрировать с другими продуктами Microsoft, такими как Word и Excel, поэтому из неё легко выгружать отчёты.
Сильный акцент на управление финансами, производство и цепочку поставок. Подходит для среднего и крупного бизнеса, который имеет несколько филиалов в разных регионах и странах. Можно собирать данные о продажах из PoS-систем и направлять их напрямую в головной офис.
SAP ERP. Через ресурсы SAP, по данным самой компании, проходит 87% всей мировой торговли. SAP ERP — гибкая, удобная для пользователя программа. Подходит для разных сфер благодаря отраслевым модулям, которые охватывают продажи, CRM, закупки, управление запасами, финансы, производство и другое.
Интерфейс «Галактика ERP»
Галактика ERP. Разработана для российского рынка. Учитывает специфику договорных отношений в России и странах СНГ, а также изменения в законодательстве. Систему можно встроить в существующую IT-инфраструктуру. Для этого разработчик поставляет интеграционную (сервисную) шину — инструмент, который отвечает за обмен данными с продуктами других производителей.
Что важно знать при выборе ERP-системы
Обычно пользователи выбирают между облачной разновидностью и стационарной. Советуем помнить, что это многофункциональная программа, которая может объединять все о компании.
Есть несколько нюансов, на которые стоит обратить внимание:
- Выбор специалиста, который будет заниматься внедрением.
- Подобная система не ответ на все вопросы. Помните, что каждое ПО имеет свою отраслевую принадлежность. Если вы берете софт для производства, то и модули необходимы соответствующие.
- Бюджет. Это не может быть дешевым, поэтому рекомендуем внимательно рассчитать, точно ли требуется его ставить, а уже потом переходить к выбору.
Ошибки выбора системы планирования ресурсами
Важно учесть их, иначе покупка платформы будет бессмысленной тратой денег или ухудшит обстановку на производстве.
Что может оказаться критичным:
- неверно расставленные цели, непродуманная стратегия;
- неподходящий метод решения трудностей;
- выбор делал один человек, смотрел субъективно;
- специалисты недостаточно профессионально провели интеграцию;
- руководство компании не контролировало процесс, не интересовалось нюансами;
- поставили слишком сложный интерфейс, не получается обучить персонал.
Внедрять или не внедрять ERP
Прежде чем окунуться с головой в проект внедрения ERP, ответьте себе на два вопроса:
- Что вы планируете получить от системы сразу после внедрения?
- Что ожидаете от ERP в течение ближайших пяти лет?
Ответ на первый вопрос поможет понять, действительно ли ERP-система нужна бизнесу прямо сейчас или поставленные задачи можно решить более простым способом. Точно сформулировав цели, вы сможете определить набор требований к функционалу системы.
Ответ на второй вопрос позволит соотнести план развития ERP-системы и долгосрочную стратегию развития предприятия. Например, можно прикинуть затраты на программное обеспечение и его внедрение, чтобы спрогнозировать окупаемость проекта. Также оценка результатов в перспективе поможет скорректировать требования к системе.
Подведём итог
- ERP-система — это программный комплекс для управления компанией, который получает и связывает данные от многих подразделений.
- Такие системы состоят из хранилища данных, основной платформы и модулей, которые компании подключают по необходимости.
- ERP-системы хранят данные в одном месте, делают процессы прозрачными, улучшают работу с клиентами, дают продвинутую аналитику.
- В то же время ERP стоят дорого, их тяжело внедрять, а сотрудникам нужно учиться, чтобы с ними работать. Это системы не для всех.
- Самые популярные в России ERP-системы — 1С: ERP, Microsoft Dynamics, SAP ERP и «Галактика».
- Часть функций ERP выполняют комбинированные CRM. Они подходят для малого и среднего бизнеса, для которого ERP — дорого и сложно.
