Отслеживать продажи в небольшом бизнесе можно с помощью обычного ноутбука и гугл-таблиц, но по мере роста бизнеса такой подход может привести к многочисленным трудностям, например:
- Накопление запасов, не связанных с продажами;
- Невозможность корректировки отпускных цен при изменении стоимости закупки;
- Потери товара из-за того, что трудно контролировать сроки годности;
- Необъяснимые недостачи и излишки запасов;
- Отсутствие удобной аналитики для ежедневных продаж;
- Сложность учета движения товаров между подразделениями;
- Затраты времени на получение товаров в течение дня;
- Необходимость вручную вводить наименования поставляемых товаров.
Чтобы избавиться от подобных рисков, бизнес может воспользоваться программным обеспечением для учета товаров. Поскольку все больше владельцев бизнеса, в том числе которые работают с облачными онлайн-кассами, сталкиваются с этими рисками, они часто прибегают к автоматизации торгового учета. Но как выбрать правильную складскую программу, если вы делаете это впервые? Большинство доступных программ являются платными, и есть риск потратить деньги на то, что не подходит для ваших нужд.
Именно поэтому мы рассмотрим:
— типы программ, плюсы и минусы, а также их различия;
— основные критерии выбора программы;
— функциональность популярных программ;
— рейтинги программ складского учета.
Вы сможете принять взвешенное решение о том, какая программа складского учета лучше всего подходит для вашего типа бизнеса и выполняет самые необходимые задачи, с которыми вы столкнетесь как руководитель.
Особенности программ складского учёта, которые стоит учесть
Деловые люди опасаются вкладывать деньги во что-то неизвестное или неопределенное. Если рискнуть и выбрать случайную программу учета для склада, это может привести к таким проблемам, как сложность в освоении, несовместимость с существующим оборудованием, частое зависание и отсутствие критически важных функциональных возможностей. Кроме того, программа может не обеспечивать круглосуточную поддержку и достигать максимальной производительности только на максимальных скоростях.
Чтобы избежать этих проблем, полезно тщательно оценить программы в процессе выбора, чтобы убедиться, что они подходят для нужд вашего бизнеса. Важно понимать, чем программы могут отличаться друг от друга.
При выборе бухгалтерской программы предприниматели должны учитывать следующие критерии:
- Перечень поддерживаемых операций;
- Расходы, понесенные на установку и обслуживание;
- Наличие круглосуточной технической поддержки;
- Возможность добавления дополнительных модулей (система управления контентом, бухгалтерия, логистика);
- Возможности сети для использования в случае, если склад распределен территориально;
- Простота использования для новых сотрудников;
- Стабильность во избежание возможной потери данных;
Полностью рабочая пробная версия упрощает выбор программного обеспечения, позволяя загрузить его и опробовать его возможности. Открытый API предоставляет клиентам возможность настроить программу в соответствии с их конкретными требованиями. А интерфейс должен быть простым в использовании, позволяя быстро переключаться между меню.
ЕКАМ
ЕКАМ — это первоклассная бухгалтерская система на российском рынке, имеющая отличную репутацию в рейтингах. Чтобы попробовать программу, просто введите свой адрес электронной почты и испытайте все ее возможности бесплатно.
Программа работает на облачной платформе и предназначена для автоматизации деятельности малого и среднего бизнеса в сфере торговли и услуг. ЕКАМ способен автоматизировать все ключевые операции.
Одним из преимуществ использования ЕКАМ является быстрая и профессиональная техническая помощь. Сотрудники компании готовы решить любые вопросы, дать советы и даже подключиться к компьютеру пользователя удаленно, если это необходимо.
Настройка системы осуществляется персоналом компании. После завершения этого процесса предприниматели могут воспользоваться всеми ее преимуществами.
Плюсы:
- Точное управление уровнем запасов.
- Автоматическое ценообразование на основе маржи.
- Быстрое и простое отслеживание запасов.
- Продуманная система закупок.
- Удаленный доступ к программе с любого устройства.
- Доступны настраиваемые аналитические, финансовые, товарные и управленческие отчеты.
- Одновременное отслеживание товаров в нескольких бизнес-подразделениях.
- Загрузка в программу прайс-листов поставщиков для упрощения классификации.
- Мультиплатформенные возможности — доступ через веб-браузеры или специальные мобильные приложения.
- Экономически эффективные тарифные планы для малого бизнеса. Также возможно подключение к интернет-магазину
Минусы:
- Нет функционала по управлению доставкой.
- Нет календаря и блока задач.
МойСклад
Многие предприниматели поставили облачной бухгалтерской программе МойСклад высокую оценку благодаря ее стабильности и функциональности. Разработчики программы пошли дальше, чем просто поддержка торговли, расширив ее возможности до производственных операций.
Плюсы:
- Эта программа предлагает широкий набор функций для использования в розничной и оптовой торговле, на предприятиях общественного питания и мелких промышленных предприятиях.
- Ее можно использовать для организации программ дисконтных карт, создания баз данных клиентов и воронки продаж.
- Система надежна и имеет удобный интерфейс, который легко освоить новым сотрудникам.
- Имеется демо-версия с полным набором функций, а также многоплатформенная поддержка Windows, MacOS, Android, Linux и iOS в дополнение к открытому API.
Минусы:
- Стоимость обслуживания выше среднего по рынку.
- Нет шаблонов продаж.
Бизнес.ру
С 2011 года доступна облачная программа складского учета Бизнес.ру, предлагающая больше возможностей, чем большинство ее конкурентов. Программа подходит для розничной торговли, сферы услуг, оптовых и онлайн-продаж.
Благодаря длительной разработке, функциональность Бизнес.ру была хорошо адаптирована к требованиям малого бизнеса, что делает ее высоко оцененной по сравнению с другими программами такого рода.
Плюсы:
- Максимально широкие возможности, которые могут быть использованы как оффлайн, так и онлайн бизнесом.
- Возможность воспользоваться системой лояльности.
- Высокий уровень надежности.
- Простой в использовании интерфейс.
- Наличие бесплатной пробной версии сайта.
- Пошаговые видеоинструкции на веб-странице.
- Совместимость как с компьютерами, так и с портативными устройствами.
- Открытый интерфейс программирования приложений (API).
Минусы:
- Нет поддержки 24/7.
- Лимитированное облако.
- Сравнительно сложный интерфейс.
LiteBox
Облачный сервис LiteBox предназначен для владельцев малого бизнеса и предоставляет им возможность отслеживать торговую и финансовую отчетность.
Программа состоит из шести сегментов: управление торговлей, складской учет, аналитические отчеты, управление закупками, управление документами и маркетинговые инструменты.
Другими словами, это программное обеспечение позволяет предпринимателям проводить маркетинг и исследование своих продаж. Все, что необходимо для его использования, — это подключение к интернету из любого места.
Плюсы:
- Программа доступна на нескольких устройствах, включая компьютер, планшет и ноутбук.
- Существуют экономичные тарифные планы для малого бизнеса, включая бесплатную версию, которая предлагает большинство функций.
- В течение двух недель вы можете опробовать все возможности полнофункциональной демо-версии. Кроме того, есть дополнительные функции для продавцов алкоголя.
- Если вам нужна помощь, доступна круглосуточная телефонная линия технической поддержки.
- Система также имеет возможности складского учета, такие как резервирование товаров и перенос запасов между магазинами и складами.
- Система обеспечивает поддержку формирования первичных бухгалтерских документов.
- Облачные данные защищены сертификатами безопасности третьего уровня в современных центрах обработки данных.
Минусы:
- Интерфейс довольно сложный и требует длительного периода адаптации.
- Первоначальная настройка программы может быть трудоемкой.
- Индивидуальные дисконтные карты не поддерживаются базой данных клиентов, и карты не имеют связи с именем или номером телефона.
- Отсутствуют средства настройки программ для конкретного клиента.
- Добавление пользовательских характеристик в карточку товара также невозможно.
Sigma
Компания Sigma представила универсальный пакет для розничной торговли и общественного питания, который включает в себя смарт-терминал. Эта программа все еще находится в процессе расширения своих функциональных возможностей.
Программное обеспечение для розничной торговли только начинает свою деятельность и пытается привлечь клиентов конкурентоспособными ценами на услуги, предлагая широкий спектр функций. К сожалению, некоторые более продвинутые функции, такие как интеграция с 1С, поддержка программы лояльности и складские функции, доступны только в рамках более дорогих тарифных планов. Кроме того, судя по отзывам, пользователи испытывают неудовлетворенность от предоставляемой технической поддержки.
Плюсы:
- Данные о продажах могут быть автоматически отправлены в 1С, а информация о товарах может быть передана из 1С в облачную базу данных Sigma.
- Имеются видео- и фотоинструкции, позволяющие пользователю ориентироваться в меню программы.
- Стоимость услуг ниже, чем у других поставщиков на рынке.
- Поддерживаются графики, специфичные для общественного питания.
- Интерфейс прост для понимания, что позволяет новым сотрудникам быстро освоиться.
- Также включен модуль комплексной базы данных клиентов со скидками.
- Пробный период в две недели предоставляется бесплатно.
- Одновременно можно подключить несколько магазинов и складов.
Минусы:
- Складские функции предлагаются не по самой низкой цене, хотя они являются основополагающими для каждого магазина.
- Поддержка продаж в интернет-магазине не предусмотрена.
- Программа может работать только через браузер на компьютере. Она оптимально работает с онлайн-кассой от производителя, хотя поддерживаются устройства других производителей.
- Функции резервирования товаров и управления доставкой отсутствуют.
- Рассылки по электронной почте также невозможны, а телефонная линия поддержки отсутствует.
Cloudshop
Cloudshop — это универсальное приложение, не ограниченное национальными законами, поэтому оно используется по всему миру различными пользователями. Его можно рекомендовать небольшим розничным магазинам, которые используют базовый стиль работы «купля-продажа».
Однако если вы имеете дело с ресторанами, то приложение может не подойти, так как потребует настройки и заказа в соответствии с индивидуальными потребностями.
Плюсы:
- Эта программа доступна для использования как на компьютерах, так и на мобильных устройствах.
- Она имеет дружественный интерфейс, позволяющий выполнить первоначальную настройку самостоятельно.
- Существуют тарифные планы для малого бизнеса, а также модуль клиентской базы и демо-версия, которая предоставляет все возможности программы в течение двух недель.
- Кроме того, можно подключить несколько магазинов и складов.
Минусы:
- К программе подключен ограниченный выбор моделей кассовых аппаратов.
- Без телефонной поддержки решение технических вопросов может быть затруднительным.
- Базовый план не очень удобен, поскольку позволяет ввести в базу данных только один магазин и одного покупателя.
- Нет анализа для кассиров и групп товаров.
- Невозможно настроить программы для отдельных покупателей.
Контур
Продукт «Контур» для автоматизации торговли представляет собой набор бухгалтерских приложений. Основное приложение называется «Контур Бухгалтерия», которое взаимодействует с мобильным кассовым аппаратом через программу «Контур Маркет». Для передачи данных чека на ОФД используется дополнительная программа «Контур ОФД».
Функциональность бухгалтерского модуля сопоставима с 1С и позволяет вести полный спектр финансовых вопросов, контроль запасов и налоговый учет. Его нельзя использовать с другими кассовыми программами, поэтому лучше приобрести комплект онлайн-касс с предустановленными «Контур маркет» и «Контур ОФД». Данная программа может работать как в облачном, так и в автономном режиме.
Из-за обширных возможностей интерфейс этой программы может показаться довольно сложным, поэтому неопытному владельцу бизнеса может быть не сразу удобно ею пользоваться. Для небольших магазинов или автосервисов существуют более простые программы складского учета, которые могут оказаться более подходящими.
Плюсы:
- Приложение обеспечивает единую платформу для управления всеми бухгалтерскими потребностями, включая отслеживание нескольких магазинов и складов.
- Техническая поддержка доступна в любое время.
Минусы:
- Цена лицензии и подписки на обновления может быть непомерно высокой для некоторых владельцев бизнеса.
- Обучение работе с программой может быть сложным, как и необходимость поддерживать связь с сотрудниками службы поддержки.
- Пользователи должны иметь базовое представление о бухгалтерском учете.
- Нет аналитики управления, выходящей за рамки бухгалтерского учета.
- Отсутствует система вознаграждений.
- Пробная версия программы отсутствует.
- Из-за закрытого исходного кода возможности настройки ограничены для клиентов.
1С: Торговля и склад
Программный комплекс производства компании «1С» достаточно известен среди предпринимателей, однако из-за более высокой стоимости по сравнению с конкурентами он может оказаться не идеальным выбором. Стоимость конфигурации «1С: Торговля и склад» на апрель 2019 года установлена в размере 15200 рублей с учетом дополнительных ежемесячных платежей за обслуживание.
Такая большая сумма делает это приложение более подходящим для крупных ритейлеров и магазинов. Однако, какие преимущества, которые делают его привлекательным для предпринимателей? В первую очередь оно ориентировано на средние и крупные компании, находящиеся на таких режимах налогообложения, как ОСН или УСН, которые могут позволить себе высокую цену программного обеспечения. Однако для небольших компаний, которые обычно используют систему патента или УСН, бухгалтерские возможности пакета становятся излишними, что заставляет их отказаться от использования «1С: Торговля и склад».
Плюсы:
- Возможность комплексного ведения бухгалтерского, налогового и складского учета.
- Совместимость с любым финансовым и торговым оборудованием.
- Автоматическая генерация всех применимых торговых документов.
- Консолидированный бухгалтерский учет для множества магазинов.
- Высокая надежность.
- Адаптируемое меню и функции, адаптированные под конкретных пользователей.
Минусы:
- Высокая стоимость.
- Сложность обучения новых сотрудников.
- Длительный период внедрения и настройки.
- Необходимость постоянного обновления ПО.
- Отсутствие круглосуточной поддержки из-за её предоставления сторонними организациями.
- Отсутствие CRM-системы.
- Отсутствие демо-версии.
Советы по выбору программы складского учёта
Процесс выбора системы складского учета требует внимательного отношения. Учитывайте качество технической поддержки, набор функций, наличие дополнительных опций, удобство использования и дизайн интерфейса, назначение программы и ее способность работать стабильно. Кроме того, для предприятий, занимающихся онлайн-торговлей, может быть выгодно выбрать облачное программное обеспечение в противовес локальным системам.
В конечном итоге, решение должно быть принято с учетом индивидуальных условий работы и требований бизнеса.