Онлайн-касса — самый технологичный в истории российского рынка тип ККТ и, как следствие, довольно дорогой, как и многие другие инновационные продукты «хайтека». В настоящий момент — это единственный тип ККТ, который можно легально использовать, и потому ему нет более дешевых альтернатив. Для большинства предпринимателей актуален вопрос — как сэкономить на внедрении онлайн-касс в каждом конкретном случае. Чтобы ответить на него, следует учесть много факторов, влияющих на стоимость пользования онлайн-ККТ. Ознакомимся с ними подробнее.
Что представляют собой кассовые аппараты нового образца
Старая кассовая техника записывала информацию на электронную ленту, ЭКЛЗ. Когда память заканчивалась, владелец бизнеса вызывал специалиста, чтобы ее заменить. Использованную ЭКЛЗ сдавали на проверку в налоговую. Процесс замены памяти и проверки отнимал время, а налоговая не могла оперативно следить за оборотами в бизнесе.
С 2017 года предприниматели и компании применяют онлайн-кассы с подключением к интернету. Устройства записывают информацию на фискальный накопитель, ФН. Когда у него заканчивается срок действия или память, кассир может самостоятельно заменить ФН на новый, не прерывая рабочие процессы. Носить накопитель на проверку не нужно: касса отправляет сведения о продажах оператору фискальных данных по интернету в режиме реального времени. Налоговая может запросить информацию у оператора в любой момент, чтобы сверить их с декларацией предпринимателя и честно рассчитать сумму налогов.
Из чего складывается стоимость онлайн-кассы
Многие владельцы бизнесов, не имеющие опыта применения инновационной онлайн-ККТ, уверены, что ее как таковая стоимость — чуть ли не единственный, и в любом случае главный вид издержек, связанных с внедрением кассовой инфраструктуры, соответствующей требованиям Закона № 54-ФЗ. Это совершенно не так!
На практике лучше всего оперировать понятием «стоимость пользования» онлайн-кассой, которое в комплексе отражает расходы на нее. Эти расходы будут представлены:
стоимостью самой кассы (или ее аренды), а также ряда необходимых на практике торговых аксессуаров (сканера штрих-кодов, весов, денежного ящика) — если они ранее не куплены;
стоимостью фискального накопителя;
стоимостью контракта с Оператором фискальных данных;
стоимостью электронной подписи для регистрации кассы в ФНС;
стоимостью технического обслуживания (требуется не всегда);
стоимостью подключения к сети интернет (опустим её с учетом того, что в большинстве случаев интернет уже имеется на торговой точке).
При этом, покупка кассы (и аксессуаров, если нужно) — единственный разовый расход. Остальные расходы придется совершать с установленной периодичностью. По существу, пользование онлайн-кассой — это длительное финансовое бремя. Рассмотрим, каким может быть его финансовое выражение и какие есть варианты для сокращения издержек.
Сколько стоит сама онлайн-касса
Стоимость кассы зависит от ее технологического типа — они очень разные. Кроме того, в рамках каждого технологического типа есть ценовая сегментация. Выделяют:
Автономные («все в одном корпусе») командно-управляемые кассы простейшего типа.
Их цена в «голом» виде — без фискального накопителя, начинается от 3000 рублей. Верхняя граница цены — порядка 9000 — 10 000 рублей.
Автономные кассы-гаджеты (на базе ОСAndroid,реже —Windows,Linux).
Стоимость таких устройств — от 7000 рублей (без накопителя), но в спектре устройств такого типа есть решения и за 30 000 — 40 000 рублей.
POS-системы на базе фискального регистратора.
Сам регистратор стоит от 5000 до 25 000 рублей (аналогично, без накопителя), а дополняющие его аппаратные компоненты — смартфон, планшет или компьютер, по-разному. Самый дешевый смартфон, подходящий для включения в состав онлайн-кассы такого типа, можно найти и за 2000-3000 рублей.
«Оптимальная» по цене POS-система на базе бюджетного фискального регистратора и в меру производительного смартфона может стоить от 17-18 тыс. рублей. Но если к регистратору подключен специализированный кассовый компьютер, то стоимость всего решения может оказаться вдвое-втрое выше (и даже больше).
Автономные и полуавтономные («все в одном корпусе, кроме аккумулятора»)POS-системы.
По сути, это «масштабированные» кассы-гаджеты, рассчитанные на стационарное использование. Их цена начинается от 20 000 рублей и может доходить до 80 000 — 90 000 рублей.
ГибридныеPOS-системы.
Это специфический тип оборудования — который может быть одновременно похож на устройства, относящиеся к нескольким разным категориям из тех, что перечислены выше. Ценовой диапазон таких решений примерно соответствует тому, что характерен для автономных и полуавтономных POS-систем.
Еще один критерий классификации онлайн-касс — способ оснащения ККМ эквайринговым модулем (то есть, считывателем банковских карт и сопутствующими аппаратными компонентами для передачи данных в банк-эквайер через интернет). Выделяют:
5.1. Онлайн-кассы со встроенным эквайрингом.
Чаще всего это:
специализированные ККМ «с эквайринговым исполнением» (их цена находится в интервале 25 000 — 30 000 рублей);
кассы-гаджеты в модификации, в которой предусмотрено включение эквайрингового модуля по умолчанию.
5.2. Онлайн-кассы с внешним эквайринговым модулем.
Это могут быть в принципе любые онлайн-кассы — имеющие проводные или беспроводные порты, через которые к ним подключается внешний эквайринговый терминал. Стоимость терминала может быть разной. Самые дешевые решения идут от 8000 — 9000 рублей, верхняя граница — порядка 30 000 — 40 000 рублей.
Отметим, что эквайринг юридически никак не связан с законами, регулирующими применение онлайн-касс — несмотря на то, что он сам происходит онлайн. Теоретически хозяйствующий субъект может принимать оплату по картам, но не иметь — и притом на законных основаниях, онлайн-кассы. Как и наоборот: само наличие онлайн-кассы может не гарантировать приема оплаты картой. Но желание (или необходимость) продавца иметь эквайринг, тем не менее, может косвенно повлиять и на выбор кассы: в этом случае приоритетными моделями будут те устройства, что поддерживают функцию по приему оплаты картами — за счет встроенного или внешнего эквайрингового модуля.
Теперь — более подробно о фискальном накопителе (ФН), который обязательно должен быть в составе ККМ.
Зачем нужен фискальный накопитель
Все документы, которые формирует онлайн-касса, называются фискальными данными. Это кассовый чек, чек коррекции, отчет об открытии и закрытии смены, отчет о регистрации или перерегистрации ККТ.
Фискальный накопитель хранит данные в зашифрованном виде и по интернету передает их ОФД. Оператор фискальных данных обрабатывает информацию и по запросу ФНС передает данные в налоговую. Так в ФНС видят доход предприятия и проверяют, верно ли предприниматель платит налоги.
Фискальный накопитель: от чего зависит его цена
Главный технологический компонент онлайн-кассы — фискальный накопитель. В нем записываются в защищенном виде все данные о платежах, проведенных на кассе. Впоследствии эти данные передаются налоговикам через Оператора фискальных данных.
Фискальный накопитель имеет ограниченный срок службы (13, 15 или 36 месяцев), и по его окончании подлежит замене. В зависимости от типа накопителя, его цена может варьироваться от 7 до 12 тыс. рублей — во многих случаях эта сумма заметно выше стоимости самой онлайн-ККТ. Как следствие, стоимость фискального накопителя неизбежным образом добавляется к стоимости самой онлайн-кассы.
В самом общем случае ФН на 13 месяцев — наиболее дешевый, вправе использовать предприятия на общей системе налогообложения. А если налоги уплачиваются на спецрежиме — нужно покупать более дорогой фискальный накопитель на 36 месяцев.
Практически не имеет значения, у каких поставщиков брать фискальные накопители. Цены у них примерно одинаковые — но может сыграть роль место, откуда поставщик будет везти ФН. Если это склад в том же городе, что расположен заказчик — расходы будут равны отпускной цене накопителя. Если это другой населенный пункт — вероятно, в цену накопителя войдут услуги по его доставке.
Распространено правило: если брать онлайн-ККТ и фискальный накопитель у одного и того же поставщика, то общая их цена будет ниже, чем при покупке данных компонентов в разных местах — пусть и не намного. Но из этого правила довольно много исключений.
Таким образом, стоимость самой онлайн-ККТ — это ее цена плюс цена фискального накопителя (первого и каждого из последующих, что будут устанавливаться по мере завершения срока эксплуатации предыдущих).
Еще один сопутствующий вид расходов на содержание онлайн-кассы — издержки, связанные с необходимостью заключения договора с ОФД и регистрацией кассы у налоговиков.
Расходы на ОФД, регистрацию кассы в ФНС и дополнительное оборудование
В большинстве случаев онлайн-касса требует подключения к Оператору фискальных данных — с которым у предприятия должен быть заключен контракт. Типичная его стоимость — порядка 3000 рублей в год. Многие ОФД предлагают различные акции и льготные условия подключения (например, при покупке онлайн-касс у них или у партнеров). Но всегда нужно ориентироваться на некий средний показатель — чтобы расходы не стали неожиданностью.
Обязательная процедура — регистрация ККТ в Федеральной налоговой службе. В предусмотренных законом случаях также осуществляются:
перерегистрация ККТ;
снятие кассового аппарата с регистрационного учета в ФНС.
Для всех указанных операций подается заявка через Личный Кабинет налогоплательщика — и подписывается электронной подписью. Как правило, подходит та, что сформирована для налоговой отчетности. Но иногда это не так (нужно уточнять возможности использования имеющейся ЭЦП в удостоверяющем центре, который ее выдал), и тогда появляется необходимость оформления подходящей ЭЦП для ККТ. Ее типичная цена порядка 1500 рублей в год. Но в некоторых случаях предприниматели оформляют ЭЦП, которая подходит и для выполнения других операций, но в этом случае стоимость такой электронной подписи выше (порядка 3000 — 5000 рублей в год).
Выше мы отметили, что в дополнение к самому кассовому аппарату может потребоваться купить (если касса используется в рознице):
отдельный сканер для штрих-кодов — если нет штатного (цена устройства — от 2000 рублей);
электронные весы (порядка 5000 рублей);
денежный ящик (порядка 2000 рублей).
При этом, необходимо убедиться в том, что конкретная модель ККТ совместима с нужными видами перечисленного оборудования.
На практике стоимость онлайн-кассы будет зависеть от потребностей конкретного хозяйствующего субъекта, определяющих, прежде всего, то, какой тип кассы нужен бизнесу. Хозяйствующий субъект может быть ИП, ООО, работать на общей системе налогообложения или на спецрежиме, продавать товары или оказывать услуги.
Очень условно можно выделить 3 базовых «комплектации» аппаратно-программных средств, формирующих кассовую инфраструктуру, в основе которой — применение онлайн-ККТ в соответствии с Законом № 54-ФЗ:
дешевую;
оптимальную;
премиальную.
Рассмотрим их подробнее.
«Дешевая» комплектация
По Закону № 54-ФЗ онлайн-касса нужна для единственной цели — фискализации выручки налогоплательщика (либо его расходов, если они представлены выданными денежными средствами — например, при возврате товара покупателем). Полностью законная фискализация достижима при самых минимальных издержках на кассовую инфраструктуру. Она может состоять из:
Фискального накопителя на 36 месяцев (10 600 рублей).
Также в расходы войдут:
контракт с ОФД (3000 рублей на 1 год);
электронная подпись для Личного кабинета по операциям с ККТ на 1 год (1500 рублей).
Получается, что у предприятия будут:
единовременные расходы в первый год пользования кассой — порядка 19 000 рублей (стоимость кассы, ФН, контракта с ОФД и ЭЦП на 1 год);
периодические расходы со второго года пользования кассой — 4500 рублей в год (3000 — очередной контракт с ОФД, 1500 — переоформление ЭЦП);
плановые расходы на новый фискальный накопитель — с четвертого года пользования — 10 600 рублей (если расценки не изменятся).
Указанная комплектация хорошо подойдет для «неспешного» сервиса (небольшой кофейни, мастерской, парикмахерской). Но для розницы она — не слишком оптимальна. Владельцу магазина лучше ориентироваться на нижеследующую.
«Оптимальная» комплектация
Для розницы оптимальна онлайн-касса:
к которой подключаемы внешние сканер, весы, денежный ящик;
с достаточной скоростью печати чека;
с эквайрингом.
В состав оптимальной по цене кассовой инфраструктуры с ККТ, соответствующей этим критериям, могут войти:
Касса-гаджет типа aQsi 5 с эквайрингом (12 000 рублей).
Фискальный накопитель (10 600 рублей).
Внешние:
сканер штрих-кодов (2000 рублей);
весы (5000 рублей);
денежный ящик (2000 рублей).
Расходы на контракт с ОФД и ЭЦП будут теми же, что и при минимальной комплектации — они не зависят от «крутости» кассового оборудования.
Как следствие, у магазина будут:
единовременные расходы — порядка 36 000 рублей (стоимость онлайн-ККТ, ФН и внешних компонентов);
аналогичные периодические и плановые расходы, что и в первом сценарии, со второго и четвертого года пользования кассой.
Если торговая точка — крупная, то не обойтись без установки премиальных решений.
«Премиальная» комплектация
Такие решения понадобятся магазину с большим потоком покупателей, которые могут выстраиваться в большие очереди.
Ключевыми требованиями к кассе будут:
скорость печати чеков;
общая устойчивость в работе.
Кассовая инфраструктура, соответствующая данным требованиям, может состоять из:
ККТ на базе:
фискального регистратора (23 000 рублей);
внешнего вычислительного модуля в виде кассового ПК или иного высокопроизводительного компьютера (30 000 рублей).
Фискального накопителя (10 600 рублей).
Внешних сканера, весов и денежного ящика — таких же, как и в предыдущем случае.
Единовременные расходы в премиальной комплектации составят порядка 71 000 рублей. Последующие периодические и плановые — будут аналогичны, они одинаковы для всех «комплектаций».
Таким образом, в зависимости от требований к функционалу и производительности ККТ, расходы на кассовую инфраструктуру могут варьироваться (в части единовременных издержек) и различаться в несколько раз. Отметим, что приведенные выше комплектации — очень приблизительные. Поэтому, смысл рассмотреть более подробно критерии, по которым предприятие в том или ином статусе может подобрать для себя подходящий для себя тип ККТ (и рассчитать сопутствующие расходы).
Как выбрать и какую купить онлайн-кассу
Все зависит от размера и типа магазина, потока покупателей и количества наименований товаров.
Автономные. Чтобы работать с такой кассой, не нужна дополнительная техника: компьютер, терминал и т.д. Автономная ККТ подойдет для магазинчиков, сферы услуг или курьеров. Такие кассы небольшого размера и могут работать от аккумулятора.
Есть модели со встроенными терминалами для оплаты картами, но цены на такие онлайн-кассы выше, чем на обычные автономные.
POS-терминалы. Готовое место кассира — монитор, клавиатура и принтер чеков. По сути, это автономная касса, только мощнее и больше по размеру. Она быстрее печатает чеки, и подойдет для любого вида бизнеса: малого, среднего и большого.
Фискальный регистратор. Это принтер чеков с фискальным накопителем. Чтобы с ним работать вам понадобится компьютер, ноутбук или терминал. Некоторые модели подключаются к планшету или телефону. Цена на такие онлайн-кассы зависит от функциональности, так как есть модели для большого и малого бизнеса.
Преимущества использования онлайн-касс для ИП
Преимуществ, побуждающих купить электронную кассу для ИП довольно много. Среди них:
Прозрачность действия персонала и нанятых работников, которая достигается благодаря чёткой фиксации каждой проведённой через кассу операции;
Рост доверия клиентов. Они получают на проданный товар гарантии в виде возможности вернуть или обменять его согласно выданному чеку;
Эффективность работы персонала, вызванная прежде всего сокращением времени на пробитие и выдачу фискального чека;
Упрощение как бухгалтерского учёта, так и учёта реализованных товаров;
Расширение целевой аудитории за счёт добавления клиентов, желающих расплачиваться банковской картой;
Коммуникабельность. Онлайн кассы для ИП легко подключить к персональному компьютеру, можно задействовать на рабочем месте кассира периферийные устройства
Кроме того, онлайн кассу для ИП можно купить относительно дёшево.
Сферы применения ККМ нового образца
На онлайн технику обязаны перейти все ИП, оказывающие услуги населению, а также все работающие по ЕНВД и патенту индивидуальные предприниматели.
Сегодня на рынке ККТ огромное множество кассовой техники нового образца для ИП, которые приемлемы для самых разных сфер:
Для розничных магазинов;
Для учреждений общественного питания;
Для аптек;
Для автосервисов и станций технического обслуживания;
Для сферы предоставления услуг населению;
Онлайн кассы для ИП обладают оптимальным соотношением цены и качества – это не только необходимость, но и выгода, как для владельца бизнеса, так и для его клиентов.
Принцип работы новых касс
Принцип работы онлайн-кассы мало отличается от процесса использования любого ККМ. Но помимо привычных функций учета и печати фискального чека, аппарат способен формировать информацию о проведенных операциях для налоговой, накапливать, шифровать и пересылать через ОФД.
После получения ответного сообщения происходит пробитие чека.
Стоит отметить, что и фискальные чеки по закону о ККТ видоизменяются.
Теперь они будут содержать большее число реквизитов: заводской номер ФН, систему налогообложения этой торговой организации, ставку и сумму НДС, перечень и количество товаров, стоимость за единицу. Будет отражаться, какая выбрана форма расчета: денежная или безналичная. Это значит, онлайн касса работает правильно.
Если покупатель хочет получить электронный чек, то номер телефона или адрес электронной почты клиента тоже указываются как реквизит фискальной документации.
