Войти
Работа с товарами

Создание справочника товаров в Эксель

Как импортировать товары одним документом
Работа с товарами
Создание справочника товаров в Эксель
Как импортировать товары одним документом
Дата публикации: 22 ноября 2019

Со справочником можно работать не только в личном кабинете, но и в MS Excel, OpenOffice, Google Документах и других табличных редакторах. Для этого существует функция «Импорт» и «Экспорт».

Экспорт скачивает текущий список товаров в виде таблицы в формате: XLS, XLSX или CSV. В будущем эту таблицу можно отредактировать и загрузить обратно в личный кабинет.

Импорт — это способ управления справочником товаров. У импорта две главных функции — обновление и замена каталога:

  • Обновление справочника. Используйте эту опцию, когда меняете цены на услуги, распределяете позиции по группам и добавляете новые товары большой партией.
  • Замена справочника. Используйте замену, чтобы удалить текущий справочник товаров и заменить на новый. Например, чтобы вслед за сменой деятельности вашей точки поменять и ассортимент.

Николай Синицин
Технический писатель
Важно знать
1. У каждой торговой точки свой справочник товаров. Если у вас две точки с разными товарами, то загружайте в каждую отдельный файл со списком товаров для этой точки. Если ассортимент не отличается, просто загрузите один и тот же файл в две точки.

Если у вас ведущая и ведомая точка продаж, загружайте файл только в ведущую точку. Новые товары автоматически появятся и в ведомой точке.

2. Таблицы доступны в форматах: XLS, XLSX и CSV. С такими форматами работают MS Excel, Google Таблицы и другие программы для работы с таблицами. CSV-файлы можно открыть в стандартном Блокноте.

3. Используйте шаблоны, чтобы заполнить справочник с нуля без ошибок. В окне импорта есть ссылки для скачивания примеров с подсказками внутри. На основе примера вы можете сделать собственный шаблон.

4. Скачивайте текущий справочник, чтобы редактировать ассортимент. После изменений сохраните и загрузите файл обратно. Так вы обновите товары в личном кабинете.

Как скачать справочник товаров

У эксель-таблиц свои правила для названий столбцов и заполнения полей. Чтобы не настраивать все вручную, воспользуйтесь шаблоном или скачайте текущий справочник.

Шаблоны помогают заполнить таблицу с нуля. Чтобы скачать шаблон, перейдите в «Товары > Импорт» и выберите нужный формат шаблона. Затем заполните файл по нашему образцу и загрузите обратно в МодульКассу через кнопку «Импорт».
Текущий справочник помогает редактировать готовый ассортимент. Например, если изменились цены на всю выпечку. Тогда скачайте текущий справочник, отредактируйте строки с выпечной и загрузите файл обратно через «Импорт > Обновить каталог».

Чтобы скачать текущий справочник, нажмите «Товары > Экспорт» и выберите формат файла. Затем отредактируйте строки и загрузите исправления обратно через «Импорт».

Как заполнять справочник товаров

Таблицы подчиняются ряду общих правил. Заполняйте все по образцу, чтобы не допустить ошибок при импорте:

Правило для таблиц XLS и XLSX: располагайте товары только на первом листе таблицы.

О правилах для таблиц CSV вы можете узнать в памятке. Чтобы открыть памятку, нажмите «Товары > Импорт > Правила оформления формата CSV»

Общие правила:
  1. Обязательных полей всего четыре. Это название товара, код, штрихкоды, и единица измерения.
  2. Если оставить пустыми поля «Цена», «Минимальная цена» и «Группа», то карточка товара будет без группы и с нулевой ценой. Дополнить карточку можно позднее через личный кабинет.
  3. Если оставить пустыми поля «НДС», «СНО», «Тип», то подставляется значение по умолчанию: НДС и СНО из настроек точки, а тип товара — «Обычный».
  4. Заполняйте поля по образцу в шаблоне. Например, нельзя написать «штуки» или «штук», личный кабинет понимает только «шт». Образец — в нижней части шаблона.
  5. Если у вас несколько штрихкодов, перечисляйте их без пробелов через точку с запятой (11039;11045;23052)

Как обновить справочник товаров

Пользуйтесь обновлением, когда добавляете новые товары в общий список или меняете информацию о уже готовых. Изменения коснутся только тех товаров, что есть в эксель-файле. Остальные товары из ассортимента останутся без изменений.

Главное при обновлении справочника — совпадение кода товара. Когда загружаете файл, личный кабинет сравнивает между собой коды товара в таблице и точке продаж. В зависимости от совпадения кодов личный кабинет:

  • Добавляет новую карточку, если товар с таким же кодом есть только в эксель-файле. Чтобы добавить новые карточки товаров, скачайте шаблон, заполните его новыми товарами и загрузите обратно через «Импорт > Обновить каталог».
  • Обновляет текущую карточку, если в точке есть товар с таким же кодом, как и в эксель-файле. Чтобы обновить информацию о текущих товарах, скачайте ваш текущий справочник через «Экспорт», исправьте нужные строки и загрузите файл обратно через «Импорт > Обновить каталог».
  • Оставляет другие товары без изменений. Данные о товаре остаются прежними, если товар есть в точке, но в эксель-файле отсутствует строка с таким же кодом.

Как заменить справочник товаров

Полностью менять справочник стоит только когда вы меняете весь ассортимент. После замены текущий справочник удаляется безвозвратно, а данные меняются на новые из эксель-файла.

Замена справочника работает по простому правилу: предыдущий справочник удаляется, вместо него загружаются товары из эксель-файла. При этом удаляются и настроенные группы товаров. Расположение горячих клавиш остается без изменений.

Чтобы заменить справочник товаров, скачайте шаблон, заполните его товарами и загрузите обратно через «Импорт > Заменить каталог».
Читайте также:

Как заполнять карточку товара
Всё, что МодульКасса знает о ваших товарах
Настройка групп товаров
И сэкономить место в кассовом меню
Горячие клавиши
Как ускорить работу с ассортиментом
Вам помогла эта статья?
Ничего нового
Вы классные!